Portföy Yönetimi, Program Yönetimi, Proje Yönetimi, Strateji ve İş Geliştirme, Teknoloji, İK - HR

Kurumsal Proje ve Portföy Yönetimi İle Şirket Stratejisini Yönetin !

Şirketlerin özellikle de ürettiği projeler, hizmetler ve ürünler ile ayakta kalan şirketlerin olmazsa olması tabi ki Kurumsal Proje ve Portföy Yönetimi’ dir. Zira hakkıyla yönetilemeyen projeler şirkete mali zarar, zaman kaybı, kaynakların verimsiz kullanılması ve hatta müşteri memnuniyetsizliği olarak geri dönecektir. Bu durumda da ileride alacağı projeler veya sunacağı hizmetler müşteriden beklenilen ilgiyi göremeyecektir. Bu yazımda da Proje Yönetimi ile şirket strateji arasındaki ilişkiyi ortaya koymaya çalışacağım…

Proje sürecinde üst yönetimin ihtiyaç duyacağı stratejik planlama proje yöneticileri tarafından yerine getirilir. Buradaki kritik nokta stratejik planları belirleme aşamasında üst yönetimle dirsek teması halinde olması gerekliliğidir. Başarılı bir stratejik planlama için gerekenler, planlama aşamasında görev alacakların yetki sorumluluk ve rollerinin belirlenmiş olması; proje ekibinin stratejik değişkenleri tanıması ve anlamlandırabilmesidir.

Çevresel değişkenlerin analizini 3 ana maddede toplamak mümkün:

1- İçsel Çevre dediğimiz yönetim becerileri, kaynaklar, maaş ve ücret düzeyleri ve benzeri değerler,

2- Dışsal Çevre dediğimiz ekonomik, sosyal, politik, teknolojik ve hukuksal faktörler,

3- Pazar ve Rekabetçi Çevre dediğimiz rakiplerin durumu ve analizi, pazarın durumu, endüstri özellikleri, pazar payları ve yatırımın getirisi gibi faktörlerdir.

Ayrıca daha önce yazmış olduğum ” Proje Yönetim Ofisi (PMO) Ne İş Yapar?” isimli yazımda değindiğim Proje Yönetim Ofisinin görevlerini tekrar hatırlamakta fayda var. Bu yazımda fikir vermesi için bize ışık tutacaktır…

Yazının tamamı için: https://omurbenek.com/2015/06/20/proje-yonetim-ofisi-pmo-ne-is-yapar-3/

Kurumsal bir Proje Yönetim Ofisi oluşturulmuş olan şirketlerin sağladığı avantajları aşağıdaki gibi özetleyebilirim:

  1. Proje için kritik seviyede önemli olan Kapsam, Zaman ve Maliyetüçlüsünün sıkı takibinin yapılması.
  2. PMI yönetim mantığının geliştirilmesi ve projelerin etkin yönetiminin sağlanması,
  3. Proje Yöneticileri için eğitimler düzenlemek, ve çeşitli Proje Yönetim sertifikalarının (PMP, Prince2 vb) alınması konusunda yönlendirmek ve cesaretlendirmek,
  4. Kurum için önemli olan projeler arasında öncelik sırası oluşturmak ,
  5. İç ve dış müşteri memnuniyetinin sağlanması,
  6. Şirket stratejik hedeflerine uygun projelerin geliştirilmesini sağlamak, takibini yapmak,
  7. Projelerin ve programların koordinasyon ve kontrol ile raporlama görevlerini yürütmek,
  8. Projeler için hayati derecede önemli olan İletişim ve Paydaş Yönetimleri konusunda sorunları çözmek olarak özetleyebilirim.

İşte tam da bu listemde belirttiğim 6 numaralı maddeye dikkatiniz çekmek istiyorum. Şirket içerisinde oluşturacağınız etkin ve kurumsal bir Proje Yönetimi ekibiyle şirketinizin 3 yıllık, 5 yıllık hedeflerinizi ve stratejinizi çizebilirsiniz.

Portföy Yönetimi çalışmaları da bu noktada gündemimize girmekte. Siz Proje Yönetim Ofisi olarak şirket stratejilerine yön verebilecek proje ve programları bir portföy altında oluşturup bunları üst yönetime sunar ve yakın takibini yaparsanız işte o zaman şirkete katma değer sağlayan çalışma yapmış olursunuz. Belki PMO nun en büyük etkisinin görülebileceği nokta burada ortaya çıkacaktır.

Tabi ki bunun için bazı önemli kriterler var. Örneğin,

  • Proje Yönetimi’nin şirket içerisinde etkin olarak yapılıyor olması,
  • Proje Planlamalarının ve planlamaya uygun ilerlemelerin güncel ve doğru olarak tutulması,
  • Proje ilerleme raporlarının otomatik olarak bir sistem akıyor olması avantaj olacağını da unutmamak lazım,
  • Sadece raporlama bazlı bir PMO değil konulan hedefleri takip eden ve sorunları da çözebilen aktif bir PMO yapısının kurulması,
  • Projeleri birleştirerek programlara, programları da bir arada ele alarak portföy yönetimi mantığı ile şirketin ana hedefleriyle eşleştirebilmek,
  • Şirket stratejisi için tüme varımdan ziyade tümden gelim mantığıyla hareket edilmesi,
  • Projeler yönetirken şirketin stratejik hedeflerini kaçırmamak (yani büyük resmi görebilmek)
  • 3 aylık – 6 aylık periyotlarda toplanan verilerin üst yönetime, karar verici mekanizmalara aktarılmasının sağlanması,
  • Üst yönetimle yapılan strateji toplantılarında öncelikli program ve projelerin belirlenmesi,
  • Bu seferde aşağıya doğru ineceğiniz için tüme varım yaparak önceliği onaylanan projeleri harekete geçirmek gerek.

İşte saydığım bu yöntemler uygulandığında şirket stratejisi ile projeleri eşleştirmek mümkün. Bunun bir çok faydası var. Bu faydaları 10 temel maddede toparladım:

  1. Şirket Stratejisinin belirlenebilmesi için önemli veri sağlaması,
  2. Ortaya çıkan stratejilere ulaşabilmek için hedeflerin belirlenmesi,
  3. Hedeflere uygun program ve projelerin belirlenmesi,
  4. Strateji ve hedeflere ulaşmak için öncelikli olan projelerin belirlenerek hayata geçirilmesi,
  5. Kurumsal bir Proje Yönetimi mantığı ile projelerin etkin ve hedefini bilerek yönetebilmesinin sağlanması,
  6. Yönettiği projenin neye hizmet ettiğini bilen Proje Yöneticisi,
  7. Dahil olduğu projenin ve yaptığı işin etkisini gören proje ekip üyeleri ve çalışanların olması,
  8. Çalışan motivasyonunun artması,
  9. Şirket içinde şeffaf, hesap verebilir bir proje yönetiminin oluşması,
  10. Her noktaya dokunan ve şirket içinde olan bitenden haberi olan iletişime açık PMO nun oluşması.

Tabi ki bunları yaptığınızda proje başarısı sağlanarak hedeflerin tutturulması dolayısı ile şirket stratejilerine uygun ilerlemeniz büyük ölçüde mümkün. Tabi ki hedeflerde veya stratejide önemli bir kayma yoksa.

Ayrıca projede yer alan kişilere sadece proje sonunda değil proje süresince de verilecek geri bildirimlerin büyük faydası var. Örneğin, Proje İlerleme Raporları, Proje Planının Takibi, Kişisel performans geri bildirimler (ekip ve kişi bazlı), Proje sonunda hedefe ulaşma oranı, Proje sonunda yönetici ve ekip üyelerinin ödüllendirilmesi gibi. Buradaki ödüllendirme kısmının bir çok firmada es geçildiğini belirtmekte fayda var. Bu ödüllendirme proje primi gibi bir maddi etki olabileceği gibi kariyer basamaklarındaki bir terfi imkanı da olabilir. Bunlardan biri sağlanamıyorsa dahi en azından kişilerin projedeki çalışmaları için takdir, teşekkür edilmesi önemli noktadır!

Bu yazımda Kurumsal ve etkin bir Proje Yönetimi ekibi ile neler yapabileceğinize ışık tutmak istedim. Burada tercih size kalmış, PMO ile sadece projeleri raporlayabilirsiniz de, etkin şekilde proje de yönetebilirsiniz yada daha da ileri giderek şirketin stratejik hedeflerine uygun projeleri yönetebilirsiniz. Seçim sizin… Şirketin stratejisine dokunan başarılı projeler dilerim 🙂

Bir Cevap Yazın

Aşağıya bilgilerinizi girin veya oturum açmak için bir simgeye tıklayın:

WordPress.com Logosu

WordPress.com hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Twitter resmi

Twitter hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Facebook fotoğrafı

Facebook hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Google+ fotoğrafı

Google+ hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Connecting to %s