Güncel, Proje Yönetimi

Gemiyi Rotasında Tutabilmenin Sırları

gemi-dumen-foto

Hayat nasıl hiçbir zaman düz bir çizgi gibi durağan ve olağan değil ise yaptığınız/yapacağınız/alacağınız işler de hiç bir zaman durağan olmayacaktır. Bazen işler tıkırında gidecek bazen de sorunlarla boğuşmak durumunda kalacaksınız. Öte her şey güllük gülistanlık gibi görünürken aslında öyle olmayabilir de. Buna aldanmamak lazım. Onlarca proje alıp aynı anda yönetebilirsiniz de -en azından iyi yönettiğinizi düşünürsünüz- ancak gerçekten şirketiniz olarak belirlemiş olduğunuz stratejik hedeflere uygun projeler alıyor musunuz? Hatta ve hatta stratejik bir hedefiniz var mı?

Gelin bu sözlerle neler anlatmak istediğime bakalım. Eminim kafamızdaki soru işaretleri de detaya girince cevap bulacaktır… Dahası daha yeni sorular da oluşturabiliriz…

Verdiğim Proje Yönetimi eğitimlerinde de belirtirim ki bir proje için en önemli aşama “Planlama” aşamasıdır. Evet çok doğru işimizin %50 si bu aşamada geçer ve bu aşamayı ne kadar iyi geçirir, tüm paydaşları ve isteklerini gözetir, en iyi tahminleme araçlarından olan “Aşağıdan Yukarıya Tahminleme” yapar ve uzman görüşlerini değerlendirirseniz işte ortaya çok kaliteli bir “Proje Planı” ortaya çıkar. Tabii ki proje planı çıkarmak kadar buna uyabilmek ve güncel tutmak da bir sonraki önemli nokta olacak.

Peki “Proje Planlama” aşaması kadar önemli olan diğer konu nedir?

otel-fizibilite-calismasi-ornegi-e1411052241323

Proje Fizibilitesi

Yani sizin alacağınız yeni bir iş, müşteri ve/veya projeye girip-girmeme kararının verilmesidir. Burada dikkat edilmesi gereken en önemli nokta bu projelere duygusal ve anlık bir hareketle karar verilmemesi üzerinde detaylıca düşünülmemesi gerekliliğidir. Tabii ki yasal mevzuat ve prosedürler gereği başlanması ve tamamlanması gereken projeleri bu kapsamdan hariç tutuyorum.

Peki Proje fizibilitesinde hangi noktalara ve kriterlere dikkat etmemiz gerektiğine bakacağız ama önce projeye başlama nedenlerini irdeleyelim. Projelere neden başlarız:

  1. Pazar İhtiyaçları : Bulunduğunuz sektörün ve pazarın getirmiş olduğu bazı zorunluluk ve fırsatlar olabilir. Örneğin Telekom sektöründe büyük oyuncu iseniz girmeniz gereken 4,5 G ve 5G projeleri gibi. Ya da gıda sektöründe iseniz pazarda oluşan farklı tipte kişiye özel yiyecek/içeçek üretim projeleri gibi…
  2. Stratejik Hedefler : Şirketinizi artık stratejik hedeflerinize göre yönlendirmek isteyebilirsiniz. Bu hedef şirketin yönünü çizen önemli kararlardır. Örneğin, lider olarak ilerlerken içeçek sektöründen çıkmak ve başka bir alana yönelmek gerçekten önemli ve stratejik bir karardır.
  3. Müşteri İstekleri : Müşteriden gelen yeni talep ve istekler için başlayacağımız projelerdir. Bunlar SDLC sürecine dahil olmadan önce tabii ki talep alma- CR adamgün onay-planlama-geliştirme… şeklinde devam edecektir.
  4. Yasal/Regülatif Zorunluluklar : Burada tabi olduğunuz sektörün yasal kural koyucularının getirmiş olduğu yeni mevzuatlara uyum için yapılan projelerdir. Örneğin Telekom sektöründe BTK nın 1 Mayıs 2015 de getirmiş olduğu izinli SMS ve email kuralına uyum için geliştirilen projeler gibi.
  5. Teknolojik Değişiklikler : Burada şirket ve şirket dışı(müşteri) tarafından oluşturulan teknolojik gelişmeler olarak ikiye ayırmak da mümkün. Ancak bu projeleri tamamen kurulması gereken teknolojik/altyapı gereksinim projeleri olarak düşünebilirsiniz.
  6. Organizasyonel Gereksinimler : Burada ise daha çok şirket içi ortaya çıkan projelerdir. Örneğin şirket içinde süreçlerinizde değişiklikler var ise veya İK tarafından yeni projeler ele alınacak ise bunalr Organizasyonel Gereklilikten doğan projeler olacaktır.
  7. Sosyal Gereksinimler : Bunlar da tamamen bulunduğunuz coğrafya, ülke ve sektör için ortaya koyduğunuz sosyal çalışma projeleridir. Bunun avantajı, hem çevrenize faydalı olur hem de marka itibarını arttırırsınız hem de devletten sosyal sorumluluk kapsamında sağladığı çeşitli desteklerden faydalanırsınız.
  8. İtibar Projeleri : Ben bu tarz projeler başlama nedenini “kaz gelecek yerden tavuk esirgenmez” olarak görüyorum. Yani bazen bir sektöre ve alana geleceğe yönelik getirisi olabileceği, yeni projeler kazanılabileceği nedeniyle girilebilir. Tabii ki bu fikir stratejik hedefiniz ile uyuşuyorsa hiç sorun yok. Ancak unutmamak lazım ki “kazın ayağı da göründüğü gibi olmayabilir.” Yani yeni projeler için itibar amacı ile yeni bir alana giren şirket sonunda hedeflediği yeni projeleri elde edemez ise o zaman sonuç önemli bir kayıp olabilir. Bu nedenle iyi düşünüp tartmak lazım gelir.

lighthouse-sky-ocean-wallpaper-1

Şimdi gelelim yazının ana teması da olan ikinci bölüme: Projeleri veya Şirketi (Gemiyi) Rotasında Tutabilmenin Sırları

Öncelikle bir soru sorayım:  Şirket için çizdiğiniz bir rota var mı?

Bu misyon veya vizyon dediğimiz klişe sözlerden oluşan sözcük öbekleri bir şirket için “ROTA” olamaz. TAbii ki onların da bir anlamı var ama önemli olan şirketinizi 5-10 yıl sonra nerede görmek istediğinizdir.

Şirketinizi sektöründe orta ölçekli bir işletme olarak da görebilirsiniz, ülke içindeki sektörün lideri olarak da görebilirsiniz hatta ve hatta Silikon Vadisi’ne kadar açılmış bir teknoloji üssü veya 2-3 kıtaya yayılmış bir gıda devi olarak da görebilirsiniz. Sonuçta “Hayallerin Sınırı Yok”. Başarmak önce bir hayal ile başlar ancak bunun için de displinli ve stratejik olarak hedeflenmiş ve planlayan bir yönetim ve kalifiyesi ve mutluluğu yüksek çalışanlar ile devam eder. Sonuçta bir CEO veya yönetici olarak bu hedeflere siz gitmeyeceksiniz. Takım olarak tüm şirket ulaşacak.

Dolayısı ile eğer bir “ROTA” nız halen yoksa heme çizmeniz de fayda var.

Peki rotanız var ancak önümü nasıl göreceğim diyorsanız yürütme aşamasındaki duruma bir bakalım:

Bu aşama projelerin yoğun bir şekilde ilerlediği, çalışmaların ekstra mesailere döndüğü, gecelerin gündüzlere karıştığı dönemler…

Bu nedenle de yoğun olan bu dönemlerde doğal olarak gözümüzden kaçan bir şeyler elbet olacaktır. Amaç bunları minimize etmek hatta “0 – Sıfır” a indirmek.

Projeleriniz ve şirketlerinizin çizdiğiniz rotadan ayrılmamasını sağlamak ve sapmaları varsa da hasar kaydı için hesaplama yapmak gerek. Ortaya çıkan hasar kaydı ile de sorunların geçici ve kalıcı olarak 2 aşamada hızlıca çözümlenmesi lazım.

gemi-dumen-foto

Kritik Aşamalarımız:

  1. Bir “ROTA” Çizin ve Stratejinizi Oluşturun:
    • Rota: XX yılda YYY bölgesinde ZZZZ sektöründeki en büyük oyuncu olacağım.
    • Strateji: ZZZZ sektörüne girmem lazım. Bunun için YYY bölgesinin dinamiklerine göre projeler oluşturmam/almam lazım.
  2. İyi Bir Yönetim Takımı Kurun: Şirketin beyni olacak ve stratejik hedeflerinize inanarak çalışan başarılı bir yönetim takımı kurmak önceliklerden biri. Burada 2 alternatif vardır. Uzun yıllardır şirkette çalışan ve bildiğiniz kişiler ile devam etmek veya şirket dışından da vizyon getirecek, hırslı yöneticiler dahil etmek.small-business-pool_project-management-office
  3. Stratejik Bir PMO Kurun: Evet özellikle de projeler ile hayatta kalan “Proje Bazlı Organizasyon” yapısındaki bir şirket iseniz doğrudan yöneticilerin zaten PM gibi davranıp PMO görevleri üstlenecektir. Ancak Güçlü Matris yapısında olan bir çok şirket gibi davranıp PMO ekibiniz yok ise hemen kurup size ROTA yı çizmesini istemelisiniz. Ancak bu istek kült bir istek olmamalı. Yani PMO yu desteklemeli ve güvenmeli ve önünü açabilmelisiniz. Ayrıca eğer şirketinizde bir Proje Yönetim Kültürü yerleşmemişse öncelik bu kültürü oluşturacak eğitim, sertifikasyon ve yönetim yetkinliklerinin arttırılması çalışmalarına destek vermelisiniz. İşte bu aşamalardan sonra biraz da sabır ile PMO dan istediğiniz ROTA ları alabilirsiniz.
  4. ROTA yı Ve Varsa Sapmaları Yakın Takip Edin: İşte burada elinizdeki yönetim kadrosu ve PMO yu çok iyi kullanabilmelisiniz. Hem şirketi hem sizi PMO vereceği bilgilerle beslemeli ve “İlerleme Raporları – Progress Report” ile de sizi sürekli bilgide tutmalıdır.
  5. Başarılı Proje Ekip Üyelerini şirkete çekin: Sektöründe en iyisi olanlarla çalışın. Proje Yöneticisi mi alacaksınız sektöründe tanınan başarılı olanı işe alın, yazılımcı mı alacaksınız kendi alanında ve uzmanlığında en iyisini alın, yönetici/müdür mü alacaksınız o zaman yönetici becerileri en iyi olanı işe alın veya terfi edin. İşte bu insanları işe alıp onlara da “Konfor Alanı” bırakın ki kendilerini göstersinler…
  6. İyi bir İK Ekibi ve Performans Sistemi Kurun: Her ekibiniz gibi İnsan Kaynakları ekibiniz de konusunda en iyisi olsun. Hem içerideki yetenekleri keşfetmeli ve onları şirkette tutmanın yollarını bulmalı hem de dışarıdan şirkete en iyileri alabilmeli. Bu tabii ki sadece İK ekibinin elinde değil ancak bir sonraki maddede bahsettiğim açıklamalar anlamlı olacaktır. Ayrıca kuracağını şeffaf, anlaşılır ve gerçekçi “Performans Yönetim Sistemi” ile hem hakkaniyetli olacaksınız hem de şirkette memnuniyet yaratacaksınız.greateplacetowork
  7. Çalışan Memnuniyetini Arttırın Hatta “Great Place To Work” Listesine girin: Evet önceliğiniz bu olmasa bile bunun olmasını hayal ederek hem çalışanlarınıza değer verin hem de bu sayede hem siz hem de şirketiniz kazansın. Zira memnuniyeti artan bir çalışan hem daha verimli çalışır hem de yetenek içeride kalmış olur.
  8. Şirket İçi Süreç Takip Sistemi Kurun ve Kaliteyi Yakalayın: Buradaki süreçler sadece projelerinizdeki süreçleriniz ile kısıtlı kalmasın aynı zamanda eksik gördüğünüz noktaları tespit ve düzeltme için de süreçler oluşturun. Ancak bunun için de bir Süreç Ekibi ve Proje Ekibi oluşturmakla işe başlayın. Bu sayede düzeltilecek alanları objektif olarak görebilir ve yapılması gereken çözümleri masaya yatırabilirsiniz. Buradaki kritik nokta ise işin uzmanı kişilerin “Uzman Görüşü” nün alınmasıdır. Sonrasını süreç yönetim ekibine bırakın. Sonuç ise “Kaliteli Ürün veya Hizmetler” olacaktır.7564c-customer-experience-management-customer-centric-organization-copy
  9. Başarılı Bir CRM Ekibi Kurun ve Müşterilerinizi Dinleyin: Her şeye yatırım yapıp en önemli dayanağımız ve para kaynağımız olan “Müşteri” yi es geçmek olmaz. Belki bu maddeyi ilk sıralara da yazabiliriz ancak ben sıralamada bir değişiklik yapmıyorum. Bu öncelik bırakayım size kalsın. Ayrıca unutmayalım ki 7. maddede değindiğim “Çalışan Memnuniyeti” doğrudan size “Müşteri Memnuniyetini” de getirecektir. Artık günümüz dünyasında iletişimin hat safhaya ulaştığı sosyal medyada bir ürününüz veya şirketiniz hakkında çok iyi bir haber de çok kısa sürede yayılabilir çok kötü bir haber de. Bu nedenle hem müşterinizi dinlemek hem de onları anlamak zorundasınız. İşte bu aşamaları şu şekilde oluşturdum:
    1. Müşterinizi Dinlemek İçin Sistemleri ve Süreçleri Oluşturun
    2. Müşterilerinizi Her Kanaldan Dinleyin
    3. Müşterilerinize Cevap Verin ve Şeffaf Olun
    4. Müşterilerinizi Anlamaya Çalışın
    5. Sorunun Çözümünü Sağlayın
    6. Müşterileriniz İle Sürekli İletişimde Kalın
  10. Teknolojiye Yatırım Yapın: Hangi sektörde olursanız olun takip edilmesi gereken bir diğer kritik nokta da dijital teknolojiler ve gelişim alanları olmalı. Hem mevcut iş süreçlerinizin devamlılığı, verimliliğinin artması için teknoloji/altyapı yatırımları yapın hem de yeni nesil sistemleri takip edip kendinize uyarlamaya çalışın.

Umarım 10 adımda temelleştirdiğim maddeler stratejik hedeflerinize ulaşmada yardımcı olur. Hedeflerinize ulaşabileceğiniz başarılı projeler dilerim 🙂

 

Bir Cevap Yazın

Aşağıya bilgilerinizi girin veya oturum açmak için bir simgeye tıklayın:

WordPress.com Logosu

WordPress.com hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Twitter resmi

Twitter hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Facebook fotoğrafı

Facebook hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Google+ fotoğrafı

Google+ hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Connecting to %s