Etkin Geri Bildirim Vermenin Püf Noktaları

geri bildirim

Sadece yıl sonlarında performans değerlendirme dönemleri ile sınırlı kalmayıp tüm yıla yayılması gereken en önemli kriter aslında “Geri Bildirim Almak ve Vermek” olmalıdır. Hepimizin gün içinde dahi sıklıkla kullanmaya başladığı bir o kadar söylemesi kolay bir o kadar da doğru şekilde uygulaması zor olan “Geri Bildirim” (ing. feedback) kelime anlamı itibariyle aşağıdaki gibidir;

  1. Gönderilen bilgi ve talimatın alıcıda yaptığı etkiye ilişkin edinilen bilgi, dönüt.
  2. Başa tepki.

Sözlük anlamlarından da anladığımız gibi bir kişi üzerinde yaptığımız yorum ve bilgiye karşı alıcıdan bize geri gelen dönüş ve yorumdur.

Ya da bir başka değişle kişiler arası iletişimde verilen herhangi bir mesajın, mesajı alan kişi tarafından belli bir biçimde algılanmasından sonra ortaya çıkan olumlu ya da olumsuz tepkidir.

Geri bildirimin anlamı kadar kolay olduğunu düşünüyorsanız yanılıyor olabilirsiniz. Çünkü etkin ve işe yarayan bir geri bildirimde bulunabilmek için dikkat etmemiz gereken bir çok önemli nokta var.

Geri bildirimin zamanı, nasıl söylendiği, kime geri bildirimde bulunulduğu ve karşı taraftan beklentilerimiz gibi bir çok etkene bağlı aslında.

Geri Bildirim; Çalışanların performansları hakkında bilgi sahibi olmaları, güçlü özellikleri ile gelişim alanındaki özelliklerini görmelerini sağlayan yapıcı görüşme biçimidir.

geribildrm

İster iş yaşamında olsun ister özel hayatımızda, gün içinde bir çok kişiyle temas halinde olmakta ve ve beraber bir çok iş yapmaktayız. Dolayısıyla hem iş yapma becerileri hem de kişisel/beşeri özellikler her zaman karşı taraf ve 3. şahıslar tarafından değerlendirmeye tabi tutulacaktır.

Sizi değerlendirecek birincil kişileri özel hayatınızda;

1- Anne/Baba

2- Eş/Çocuk

3- Kardeş/Akrabalar

4- Dostlarınız/Yakın Ahbaplarınız

 

İş hayatınızda ise;

1- Çalışma arkadaşlarınız

2- Projelerde paydaşlarınız ve iştirakler

3- Yöneticileriniz

şeklinde sıralamak mümkün.

İşte bu kişilerden de geri bildirim almak ve bu kişilere geri bildirim vermek durumunda kalabilirsiniz. Özellikle de sene sonu döneminde hem çalışma arkadaşlarınızın performansını ve kişisel özelliklerini hem de yönetici iseniz size bağlı çalışanların özelliklerini değerlendirme durumunda kalacaksınız. Ancak şu da önemli bir nokta ki geri bildirimi rutine bağlamamalı ve senede 1 yada 2 kez vermek diye şartlandırmamlıyız kendimizi. Bir kişiye geri bildirim verme zamanı geldiyse hemen vermek gerekebilir. Özellikle performansından memnun olmadığınız bir kişiye anında müdahalede bulunmak yerinde olacaktır.

Geri Bildirim:

  • Kişiye yardımcı olmayı amaçlar,
  • Belirli konuda ayrıntı içerir,
  • Zamanında yapılır,
  • Açık ve şeffaftır,
  • Kişinin davranışı üzerinedir.

Etkin Geri Bildirimin Faydaları:

  • Olumlu davranışları destekler,
  • Olumsuz davranışları düzeltebilir,
  • Kişiler arası ilişkileri düzenler.

İşte zamanında, etkin bir şekilde yapılmayan ve demotive edici bir geri bildirim faydadan çok zarar getirecektir. Olumsuz davranışlarda bulunmak kişiler ve ekipler arasında huzursuzluk ortamı yaratacaktır.

feedback

Geri Bildirim Tipleri:

  1. Yapıcı / Olumlu Geri Bildirim 🙂
  2. Yıkıcı / Olumsuz Geri Bildirim 😦

Geribildirim kimlere verilmekte ve nerelerde kullanılmaktadır?

  • Hedef bazlı performans sonuçları sonrasında yönetici tarafından çalışanlara
  • Kişilik değerlendirmelerini tamamlayanlara (HPI, HDS, MVPI)
  • Değerlendirme ve/veya gelişim merkezine katılan adaylara, çalışanlara, yöneticilere ve/veya yönetici adaylarına,
  • 360 Derece geribildirim anketi uygulayan çalışanlara
  • Geri bildirim kişinin yöneticileri tarafından verilebileceği gibi iş arkadaşları ve İK tarafından da verilebilir. Ama her zaman en etkili olanı kişinin yöneticisinden gelen geri bildirim olacaktır !

Geri Bildirim Veren Kişiye Düşen Roller ve Dikkat Edilmesi Gerekenleri Şu Başlıklar Altında Yazabilirim:

  1. Kime geri bildirim verileceği baştan belirlenmelidir.
  2. Geri bildirim verilmesi gerektiği zaman aksiyona geçilmelidir. Belirli bir zamanı beklemek çok geç olabilir !
  3. Görüşme sırasında karşınızdaki kişiye geri bildirimin amacını anlatmalısınız.
  4. Görüşmede şeffaf ve adil olmak gerekli. (Çalışanlar her zaman yöneticisinin adil olmasını bekler).
  5. Çalışanın kendini rahatta hissetmesi sağlanmalı
  6. Görüşme monologdan ziyade karşılıklı konuşma şeklinde olmalı
  7. Karşınızdaki kişiye olumsuz yönlerini anlatmanız gerekiyorsa anlattıklarınızın amacının ona faydasını anlatabilmelisiniz
  8. Karşınızdaki kişiye dürüst olun !
  9. Çalışanı motive edici konuşma yapmalısınız
  10. Performansı düşük birine de her zaman alttan alıp pembe tablo çizemezsiniz ! Olumsuz yönlerini de gösterip motive edebilmeniz gereklidir. Not: Gerçek anlamda yöneticilik işte burada başlıyor 🙂
  11. Geri bildirim en sonunda karşılıklı anlayış ve saygı çerçevesinde sonlandırılmalıdır.

feedback

Etkin Bir Geri Bildirim Sürecinin Nasıl İşlediğine Dair Yaşanan Deneyimler Üzerinden Bakalım:

Geribildirim, soyut verilerden çok somut verilere dayanmalı ve olumlu veya olumsuz bir durumun hemen ardından sıcağı sıcağına sorumlu kişiyle paylaşılmalıdır. (Zamanı önemli)

Yönetici: “Bu projede tüm olasılıkları düşünmemişsiniz !!! Siz nasıl iş yapıyorsunuz? Hala sahadan bununla ilgili sorunlar geliyor bana.”

Üstteki olumsuz geri bildirim örneğindekinin aksine iyi bir yönetici kendi fikrini beyan etmeden önce, oluşan olumlu ya da olumsuz durum hakkında çalışanın fikrini almalı ve sinirlenmemelidir. Eğer olumsuz bir durum varsa, açıklama için çalışana şans vermesi gerekir. Ve şöyle demelidir:

Yönetici: “Bunun nedeniyle ilgili konuşabilir miyiz?”

Bunun hemen ardından iyi bir yönetici çalışana yaptığı işin öneminden bahsetmeli ve olumsuz bir durum varsa bu durumun nedenleri tartışılmalı ve çalışan daha dikkatli olma konusunda uygun bir dille uyarılmalıdır.

Yönetici: “Bu proje müşterilerimizi ve dolayısıyla şirketimizin itibarını çok etkiliyor. Bu nedenle lütfen daha detaylı düşünelim ve tüm olasılıkları gözden geçirelim. Hatta bunun sonuçlarını benimle de paylaşırsanız ben de fikirlerimi söylemek isterim.”

Yapılan bu uyarıların çalışanın motivasyonunu düşürmek için değil, eksikliklerini görerek bunları düzeltmesi için bir fırsat olduğu çalışana uygun bir dille anlatılmalıdır. Zaten çalışanlar da hatalarını tekrarlamak istemediklerinden, uygun bir üslupla yapılan geribildirime olumlu bakacaklar ve sempati ile yaklaşacaklardır. Bu noktada önemli olan yöneticilerin çalışanları aşağılamadan ve kırıcı bir tavır takınmadan geribildirim sonuçlarını aktarabilmeleridir !!!

Aktarmaya çalıştığım bu bilgiler ışığında etkin bir geri bildirim verebilmek kadar geri bildirim alabilmek de önemli. Özellikle bazı çalışanlar devamlı olarak yöneticisinden sürekli geri bildirim almak isteyebilir. Genelde bu tarz kişiler işlerini onaylı yürütme alışkanlığı olan kişilerdir. Ancak unutulmamalıdır ki çok sık geri bildirim almak da istenen bir davranış olmayıp yönetici gözünde çalışanın özgüveni olmadığına işaret olabilir. Bu nedenle aradaki ince ayara dikkat edilmelidir. Örneğin tamamlanmış önemli bir proje yada çalışma sonunda kişinin gidip yöneticisinden geri bildirim istemesi çok daha doğru olacaktır.

Etkin geri bildirimlerde bulunabileceğiniz başarılı çalışmalar ve projeler dilerim 🙂

Bir Cevap Yazın

Aşağıya bilgilerinizi girin veya oturum açmak için bir simgeye tıklayın:

WordPress.com Logosu

WordPress.com hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Twitter resmi

Twitter hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Facebook fotoğrafı

Facebook hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Google+ fotoğrafı

Google+ hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Connecting to %s