Kurumsal Hafızanız Ne Kadar Kuvvetli?

hafiza-teknikleri2

Şirketleri de yaşayan organizmalar bütünü olarak görebiliriz. Şirketler de doğar, gelişir, büyür ve istenmese de iflas edip canlılar gibi ölümü tadabilir. Bu süreç insanoğlunun yaşadığı süreç ile aynı aslında. İşte nasıl bir bireyin beyni, mantığı ve hafızası varsa şirketlerin de “Hafızaları” vardır ve olmak zorundadır.

İnsanoğlu, hayatı boyunca yaptığı ve/veya yapmadıklarından dolayı pişmanlık duyabilir. Bu hatalar hayatı boyunca edineceği en önemli deneyimler olacaktır. Malum en iyi deneyim yaşanılarak ve tabiri caizse acısını hissederek yaşadığımız deneyimlerdir.

Hal böyle iken bir şirket de yaptığı projeler, çalıştığı müşteriler ve yürüttüğü operasyonlardaki olumlu ve olumsuz her türlü iş kendisi için en önemli deneyimdir. Eğer bu şirket elindeki bu altın madeni kadar önemli deneyimi kullanmıyor ve gelecek işler için ders alıp değerlendirmiyorsa çok başarılı işler çıkarmasını beklemek hata olur.

Gelin elde edilen bu deneyimleri ve bunlardan oluşturulacak “Kurumsal Hafıza” ya bakalım…

Kurumsal Hafızanın kelime anlamı ile başlayalım: Kurumsal bilgi dağarcığı. Şirketlerin müşteri bilgileri de dahil olmak üzere her türlü bilgi/belge ve dokümanı ulaşılabilecek şekilde depolaması ve bunları kapsayan süreçleri oluşturması bütünüdür.

Belirttiğim gibi şirketler/organizasyonlar da aynen bir çeşit insan hafızası gibi, kurumun hayatı boyunca geçirdiği süreçlere göre değişen prosedürleri, işleyişleri ve süreçleri “Kurumsal Hafızasında” tutuyor.

Şirketler açısından stratejik ve müşteri yönetimi anlamında bu hafıza önemlidir. Müşteri ile deneyim anlamında yaşadığınız süreç sizin için en önemli veridir. İşte bu hafızayı elde tutar ve anlamlandırıp gerekli anlarda kullanırsanız güçlü olursunuz. Hem müşterinizi mutlu edersiniz hem de işlerinizi/projelerinizi daha az maliyetli ve kapsamında yönetebileceksiniz. İşte bu hafızanın ulaşılabilir olması çok önemlidir.

child Head.Children Learn to think

Ne Kadar Hatırlıyoruz?

Örneğin XXX müşterisine ait 2005 yılında (tam 11 sene önce) yapılmış AAA Projesine ait dökümanlar nerede? Hem teknik hem de proje dökümanlarına acil ihtiyacınız olduğunu düşünün. Benzer projeyi gene XXX Müşterisi ile yapıyor da olabilirsiniz başka bir müşteriyle de yapıyor olabilirsiniz. Fark etmez. Önemli olan şu anda o dokümanlara ihtiyacınız olduğudur. Belki 11 sene önceye gitmeye gerek yok bazı şirketler de bu süre 2-3 yıl ile de sınırlı. Yani sadece 2-3 yıl öncesine ait bir projenin dokümanları ortada olmayabilir.

İşte bu sürecin veya süreç-sizliğin etkisi inanılmaz derecede. Düşünün bir, müşteri ile acil olarak proje yapacaksınız ve elinizde çok güzel veriler varken bunu kullanamıyorsunuz. Neden? Sadece bu verileri saklayacak, anlamlandıracak ve gerektiğinde istek sahibine sunacak bir süreç ve sistem kurmadığınız için!

Veya şöyle düşünün, şirket içerisinde sürekli çıktığınız duyurular var ve bunlar için bir portal kurmak ve çalışanların da kolayca ulaşımına imkan sağlamak da “Kurumsal Hafıza” oluşturma sürecinin ilk adımlarındandır.

Ben bu süreci son 3 yıldır dilimize pelesenk olmuş “Big Data” sürecine benzetiyorum. Benzer şekilde Big Data içerisinde yer alan verilerinizi anlamlandıramadığınız ve gerektiğinde kullanıma sokamadığınızda hiç bir anlamı yok. Aynen az önce bahsettiğim senaryo gibi.

Birikmiş olan bu verilerin yani kurumsal hafızamızın dijital ortamlara aktarılması, bilgi/belge ve doküman olarak tutulması tam da dijital çağın en önemli gereksinimi aynı zamanda.İşte “Kurumsal Hafızayı sadece akılda (bir kaç kişinin beyninde tutmak) tutmak yerine fiziksel ortamlardan dijital ortamlara aktarmak gerçekten son zamanların en önemli bir o kadar da zor işi. Çünkü yaşayan ve sürekli gelişen organizasyon olan şirketlerde hayat durmuyor. Bu süreç ne kadar erken kurulursa kullanım ve başarı oranı da aynı oranda artacaktır.

Kurumsal Hafıza Neden Bu Kadar Önemli?

Veri ve bilgi yaşadığımız yüzyıl ve gelecek yüzyılın en önemli gücü olduğu/olacağı kesin. İşte hangi sektörde olursanız olun (buna devlet yönetimi gibi kritik roller de dahil) rekabet ve pazar koşullarını lehinize çevirip kullanabilmek için gerekli olan “Bilgiye” anında ve doğru şekilde ulaşmak hayati derecede önemlidir.

İşte kurumsal hafıza üzerinde bu veriye ulaşmak isteyen kurumlarda bunu fiziksel veya dijital arşivle yapması arasında önemli farklar oluşacaktır. Artık bir çok kurumsal şirket kendi Dijital Arşiv Sistemlerini (DAS) kurmuş durumdadır.

DAS birimlerine gerekli bilgi/belge ve doküman girişi artık dakikalar hatta saniyeler mertebesinde yapılabiliyor. İşte teknoloji ile oluşturmuş olduğunuz/oluşturmanız gereken sürecin bütünleşmesinin en güzel örneğidir.

Kurumsal Hafızanın en önemli adımını oluşturan Süreç ve Dijital Arşiv Sistemleri ile portal ve içerik yönetim ekran/araçları da entegre edildiğinde “Kurumsal Hafıza” tamamlanmış olacaktır.

maxresdefault

Verileri Anlamlandırmak ve Kullanabilmek

Oluşturduğumuz süreç ve dijital arşiv sistemleri ile her türlü bilgi/belge ve dokümanın kayıt altına alınması ve yönetilmesi ile önemli adımı attıktan sonraki kısım bu veri hazinesinin yönetimi olacaktır. İşte belge, doküman ve süreç yönetimini  bir arada yönetebilmenizi sağlayan platformlar sayesinde İçerik ve Süreç Yönetimini elektronik ortamlara taşıyarak kurumsal hafızanın uçtan uca tek bir çözüm ile yönetilmesini sağlamak mümkün.

Böylece bilgi ve veriler tek bir çatı altında yönetilirken bunları işleyebilme ve güvenle saklama imkanları da kazandırılabilir. Örneğin KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) hizmeti ve IRM (Information Right Management) modülleri sayesinde tüm veriler güvenlik altına alınarak saklanabilmektedir.

Kurumsal Hafıza İle Gelen Artılar!

Evet Kurumsal Hafıza için gerekli olan süreçler ve dijital ortam ve yönetim portallerimizi kurduktan sonra şirket ve kurumunuzun verimini de arttırmak mümkün. Mevcutta hızla gelişen ve değişen piyasa ve küresel rekabet kurumsal nitelik kazanmış bir firmanın verimliliğini ve buna bağlı olarak rekabet gücünü artırmak için tüm belge ilişkili süreçlerini, yönetilebilir ve kolay erişilebilir bütünleşik platformlara taşımasını gerektiriyor.

Artık bir işi veya projeyi global dünyadaki rakiplerinizden önce kapabilmek için işte bu anlık veri yönetimine ihtiyacınız var. Veri yönetimi şirketin verimini de doğrudan arttıran bir etkisi olacaktır.

Kurumsal Hafızaya Sahip Olmanın Artıları:

  • Rekabet ve pazardaki fırsatların hızla değerlendirilebilmesi,
  • Gerekli Bilgi/Belgelere hızla ve güvenle ulaşma imkanı sağlanması,
  • Şirket veriminin arttırılması,
  • Şirket içi süreçlerinizin iyileşmesi,
  • Bilgi/Belge/Doküman saklama maliyetlerinin düşürülmesi,
  • İş gücü ve kırtasiye maliyetlerinden kazanım sağlanması,
  • Çalışan ve müşteri memnuniyeti sağlanması,
  • Kurumsal prestij sağlanması.

İş sonuçlarımızı o işi yaparken uyguladığımız iş süreçlerinin kalitesi belirler. İş süreçlerimiz ne kadar etkin ve verimli ise iş sonuçlarımız o kadar iyi ve mükemmel olur. Aslında bir işi yönetmek o işin süreçlerini yönetmektir.

İlk başta Kurumsal Hafıza sürecini oluşturmak zor gelebilir ancak sonunda kazanan hem şirket hem müşteriler hem de çalışanlarınız olacaktır. İşte doğru adımlarla orta ve uzun vadeli stratejik hedeflerinizi düşünerek bu süreçlerinizi iyileştirmek öncelikleriniz arasında olmalıdır.

Son sözüm: Unutmayalım Kurumsal Hafızalarımız kesinlikle “Kişiler” olmamalıdır. Yani bir işi en iyi bilen kişi kurumsal hafızanız olmasın. Onun yerine süreç ve sistemlerinizi kurun ve yönetin. İşte bu sayede bu “Kişi” işten ayrılsa da süreç sıkıntıya uğramadan tıkır tıkır işlesin…

 

 

 

Bir Cevap Yazın

Aşağıya bilgilerinizi girin veya oturum açmak için bir simgeye tıklayın:

WordPress.com Logosu

WordPress.com hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Twitter resmi

Twitter hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Facebook fotoğrafı

Facebook hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Google+ fotoğrafı

Google+ hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Connecting to %s