Güncel, Proje Yönetimi

Kervan Yolda Düzelir !

Kervan1

Hem yaptığımız işlerde hem de yönettiğimiz veya yer aldığımız projelerde karşılaşmayan yoktur ki bazı konular veya işler için “Hallederiz abi” veya “Bakarız bir şekilde çaresine” şeklinde yorum duymamış olalım…

İş yapma kültürü de proje yönetme kültürü de genel itibariyle kişisel özelliklere bağlı olsa da tabi ki yaşadığınız, yer aldığınız toplumun yapısına ve değer yargılarına uygun olarak şekilleniyor. Örneğin, Almanlar analitik düşünce yapısına sahip iken Amerika’da her şeyin kuralı oluşturulur ve her seviyedeki uzmanlar da bu kurallara uyarlar. Ülke ülke bu örnekleri çoğaltmak mümkün tabi (bu ayrı bir yazı konusu olabilir 🙂 ancak Akdeniz kültürü diyebileceğimiz sıcak kanlı insan grubunda iş yapış anlayışı biraz daha farklıdır.

proje-yonetimi

Projelerde eğer başarılı bir proje planı çıkarılır ise yapılacak işin yarısı tamamlanmış olacaktır. Bu nedenle özellikle analitik ve kurallara bağlı olan kültürlerde belirlenen ve el sıkışılan proje planındaki tüm tasklara uyulması beklenecektir – beklenmesi normaldir. Ancak iş yapma kültürü içinde bulunduğu yılı bırakın 3-4 ay sonrasını göremeden iş yapan kültürlerde ise gerçekçi bir proje planı çıkartmak mümkün olmamaktadır. Ya da proje planlarının belirli sürelerde güncellenmesi gerekecektir. Dolayısı ile proje sürecinde plana uymaktan ziyade plansız bir şekilde aksiyonun halledilebileceği söylenir. Genellikle kullanılan kelimeler ise “hallederiz abi” veya “çaresine bakarız” şeklinde olmaktadır. Bu tarz yaklaşım Proje Yöneticisinin işini zorlaştırdığı gibi fonksiyonel yöneticinin de işlerini takip etmesi ve harcadığı eforları görebilmesini zorlaştırmakta en önemlisi de proje hedefine ulaşamayan veya ulaşsa da kaliteden ödün verilmiş sonuçlar ortaya çıkmaktadır.

Kervan Yolda Düzelir mantığının olumsuz etkilerini şu şekilde sınıflandırmak mümkün:

  • Hedefi tutturan proje ortaya çıkmamakta,
  • Kaliteden ödün verilen çıktılar alınmakta,
  • Doğru ve uyulabilir bir proje planı çıkarılamamakta,
  • Etkin bir proje yönetimi yapılamamakta,
  • Fonksiyonel yöneticilerin işlerini takip etmesi zorlaşmakta,
  • Harcanan efor (A/G) gösterilememekte.
  • vb…

Tabi ki bu maddeleri arttırmak mümkün ancak en sık karşılaşabileceğimiz olumsuz yönler bunlar olabilir.

Peki bu yönteme bizi iten nedenlere bakacak olursak;

  • Önünü göremeyen fonksiyonel yönetici/ekipler,
  • Vizyonu/stratejisi olmayan çalışmalar,
  • Ekipler üzerindeki fazla iş yükü,
  • Ekiplerde artan verimsizlikler/boşvermişlikler,
  • Sadece raporlama yapıp geçen proje yönetim anlayışı,
  • vb…

continuous

İşte saydığım tüm bu nedenler yönettiğiniz ekiplerde belirsizliğe yol açabilir. Ancak sanmayın ki bu sadece yukarıda saydığım nedenler olsun. Zira bazı projelerin doğal yapısından dolayı da bazı işler proje başladıktan sonra planlanmak durumunda kalacaktır. Bunun nedeni ise bir projenin hedefi ve kapsamı net olarak belirlenmese de o işe acilen girilmesi gerektiğidir. Şirketleri bu tarz projelere iten ana nedenler ise;

  • Yer alınan pazardan pay alınmak istenmesi,
  • Şirket itibarı için proje dahil olunmak istenmesi,
  • Çıkılan ihaleye yetişebilmek için acele ile hazırlanan sözleşme ve/veya proje planlarının hazırlanması
  • vb..

İşte bu tarz projeye başladıktan sonra kapsamı, temel planı ve MS ları çıkarılan proje yönetim mantığına “Yaklaşan Dalga Planlaması – Continuous Wave Planning” ismi verilmektedir.

Buradaki amaç projede bazı konular ve kapsam netleşmeye başladıkça hemen o konu ile ilgili task, MS ve atama işlemlerinin yapılmasıdır. Aslında bu tam olarak “Kervan Yolda Düzelir” mantığına uygun bör örnek olacaktır.

Peki şimdi gelelim “Kervan Yolda Düzelir” mantığından kurtulma yollarına;

  1. Proje ekiplerinize ulaşılabilir anlamlı hedefler verin,
  2. Ekiplerinizin stratejilerini yıllık ve 3-5 yıllık olarak belirleyin,
  3. Bir ekibe yıl içinde verilen iş yükünü aşmayacak şekilde iş planlaması yapın,
  4. Ekstra iş/proje verilecekse beraberinde uygun ek kaynakları da (yetişmiş konusundan deneyimli) sağlayın,
  5. Ekip üyelerinde verimsizlik oluşmaya başladıysa önce bunu tespit edin,
  6. Verimsizlik nedenleri inceleyerek önleyici aksiyonları alın (ekip motivasyonu, uygun iş dağılımı vb.)
  7. Belirlenen doğru iş planına uyulması için etkin bir proje yönetimi yapın.

office-strategy

 

Bu bilgilere ek olarak aşağıda bu konuda söylenmiş bazı özlü sözleri de hatırlamakta fayda var:

  • Alexander Graham Bell – Başarının sırrı herşeyden önce hazırlıktır.
  • George S. Patton – Üzerinde hemen çalışılabilecek iyi bir plan, haftaya hazır olacak mükemmel bir plandan daha iyidir.
  • Sun Tzu – Kazanan savaçcılar, önce kazanır, sonra savaşa giderler, kaybedenler ise önce savaşa giderler ve sonra nasıl kazanacaklarını düşünürler.
  • Richard Nixon – İsyan, spontane bir patlamadır, savaş ise önceden planlamadır.
  • James Thurber – Bazı sorunların ne olduğunu bilmek, tüm cevapları bilmekten daha iyidir.

Bu yazı için kullandığım başlık cümlesinin farklı versiyonları olsa da (Kervan Yolda Düzülür vb gibi) doğru hali “Kervan Yolda Düzelir” şeklindedir.

Hepimize başarılı, planlanmış/planlanan, kaliteli projeler dilerim…

 

Bir Cevap Yazın

Aşağıya bilgilerinizi girin veya oturum açmak için bir simgeye tıklayın:

WordPress.com Logosu

WordPress.com hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Twitter resmi

Twitter hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Facebook fotoğrafı

Facebook hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Google+ fotoğrafı

Google+ hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Connecting to %s