Güncel, Proje Yönetimi

Ne Kadar Verimli Çalışıyoruz?

Target the efficiency

Verim” kelime anlamına baktığımızda TDK nın verdiği açıklamaya göre çalıştırdığımız veya işlettiğimiz bir şeyden elde edilen sonuç ve bu sonucun niceliği olarak vermekte. Bir diğer tasvirde ise “Elde edilen ürün, hizmet vb. ile  onu elde etmek için harcanan iş arasındaki oran” şeklinde verilmektedir.

Verimi bir çok “şeyden” sağlamak mümkün veya belki de mümkün değil. Verimliği diğer bir tabir ile “performansı” ya da kendi tabirimle “kazanımı” nasıl elde ederiz veya kaybederiz detaylarına ayrıca gireceğim ancak önce verimliliğin sözlük anlamı ile başlamak istedim. Sonrasında verimliliğin sağlanması ve sürekliliğine ile proje performanslarına değineceğim…

Verim TDK

Bir projenizde yada operasyonel işinizde çalışan bir kişi yada ekip de olabilir, bir makine de olabilir tabi ki onlardan verim almak doğal bir istektir. Öncelikle şunu belirtmekte fayda var insandan alacağınız verim ile bir makineden alacağını verim/performans tabi ki bir olmayacaktır.

Örneğin insan;

  • Bir çok çevresel faktörden etkilenecektir.
  • Yönetimden, iş arkadaşlarından yada müşteriden etkilenecek,
  • Şirketiyle veya işiyle problemleri olacak,
  • Yöneticisiyle problemleri olacak,
  • Kişisel problemleri olacak…
  • …. vb…

Makine ise;

  • Sizin vereceğiniz algoritmaya göre hareket edecektir,
  • Eğer uygun yağını ve suyunu sağlarsanız, sürekli ve gerekli bakımlarını yaparsanız verimliliği çok uzun süreli olacaktır.
  • Yönetimle, iş arkadaşlarıyla, müşterisiyle veya şirketiyle bir problemi olmayacaktır,
  • Yöneticisiyle de problemi olmadığı gibi kişisel sorunları da performansını etkilemeyecektir.

Performance-Metrics

Bu nedenle bir çalışandan alacağınız verim ile bir makine, süreç yada projeden alacağınız verim aynı olmayacaktır. Ama kesinlikle şu unutulmamalıdır ki, projelerin domino taşları çalışanlarınız olacağı için onların verimi doğrudan veya dolaylı olarak projeyi etkileyecektir.

Neden dolaylı neden doğrudan?

  • Eğer önemli seviyedeki bir yöneticiden verim alamıyorsanız bu projeyi doğrudan etkileyecektir.
  • Ancak etkisi daha düşük veya 3rd parti bir paydaşın vereceği etki karar mekanizmasındaki bir yöneticiye göre çok daha az olacaktır.
  • Fakat projenin yada yapılan işin geneline baktığınıza etkisi ne olursa olsun verimde veya performansta bir etkisi olacaktır.
  • Bu nedenle klasik performans ve verim ölçme yöntemleri içerisinde bu tarz kişisel ve dış etmenlerin etkisi de göz ardı edilmemelidir.
  • Ayrıca bu etmenler size bir feedback olarak verilirse çok büyük faydaları olduğunu göreceksiniz.
  • Bu feedbackler ile hem projenizde hem de iş süreçlerinizde olumlu faydalar alabilirsiniz.

Project Performance Determinants in Construction Industry

Projenizin performansını ölçümleyebileceğiniz çeşitli metrikler var ve bunlar PMI tarafından belirlenmiştir. Bunların detayı ayrı bir yazı konusu olabilir belki ama neler olduğunu aşağıdaki gibi özetleyebilirim:

  1. Proje Süreci/Başarısı Ölçümleri
    1. Proje Bütçe/Maliyet Performansı
    2. Proje Zaman Yönetimi Performansı
    3. Kapsam Değişimleri
    4. İhtiyaçların Karşılanması
    5. Çıkan Hatalar ve Çözüm Süreleri
    6. Riskler ve Yönetilmesi
  2. Müşteri Ölçümlemeleri
    1. Müşteri Memnuniyeti
    2. Müşteriden Elde Edilen Karlılık
    3. Müşteri Elde Tutma
    4. Müşteriyi Kazanma
    5. Pazar Payı
  3. Finansal Ölçümlemeler
    1. Yatırımın Geri Dönüşü (ROI)
    2. Ekonomik Değer Kazanımı
    3. Satış Yüzdesi
    4. Satış Kazanımı
    5. Karlılık
    6. Tasarruf
    7. Nakit Akışı
  4. Büyüme ve Gelişme Ölçümlemeleri
    1. Çalışan Memnuniyeti
    2. Çalışan Sirkülasyonu
    3. Eğitim Zamanı
    4. Çalışandan Verim
    5. Çalışan Motivasyonu

Tüm bu performans/verim ölçümleme metrikleri arasında benim bu yazımda değindiğim 4.1 ve 4.4 ile 4.5 kısmındaki “Büyüme ve Gelişme Ölçümlemeleri” ni kapsıyor aslında.

Çünkü proje başarısında ölçümlemesi en zor kısım da burası. Diğer tüm metrikleri kolayca bilebilirsiniz ve ölçümleyebilirsiniz. Örneğin, proje maliyetlerini, proje zaman veya kapsam kaymalarını ve müşteri memnuniyetlerini ölçebilirsiniz. Ve hatta objektif değerle elde edebilirsiniz. Ancak iş kişisel ve motivasyonel ölçümlemelere geldiğinde %100 doğruluğunuz olmayacaktır. Çünkü işin içinde “insan ve insana ait duygular” vardır.

Bu nedenle mevcut iş ve süreçlerinizde takıldığınız noktalar var ise veya tespit etmek istiyorsanız tabi ki sayılsa sonuçlara bakabilirsiniz. Ancak bunları ölçümlemenin en önemli yolunun projede çalışan önemli paydaşlardan alacağını feedbackler olmalıdır.

images

Hem iş süreçleriniz hem de çalışanlardan elde edeceğiniz verimi arttırmak için şu aksiyonları almanın önemli olduğunu düşünüyorum:

  • Proje paydaşları, çalışanlarınızdan belirli dönemlerde feedback ler alın.
  • Alacağınız geri bildirimler iş ile ilgili ve tıkanılan noktalar ile ilgili olsun.
  • Çalışanın verimini düşüren noktaları bu şekilde tespit edin ve önlem alın.
  • Örneğin çalışanlar arasında iş yükü dengesizliği varsa bunu bir an önce çözmeye çalışın,
  • Zira çalışan aynı anda sadece 1 proje ile ilgilenmeyip birden fazla proje ile ilgileniyorsa hem kafa olarak bölünecek hem de projenizdeki verimi ve performansı düşecektir.
  • Mevcut kaynak planlamalarınıza göre sene başlarında çıkaracağını A/G ve proje kaynak planlamalarınızın mümkün olduğunca dışına çıkmamaya çalışın,
  • A/G ve Proje kaynak planlamalarının dışına çıktığınızda mevcut ekiplerinize ekleme yapmanız gerekecektir. Aksi takdirde ekstra mesailer ile verimi düşmeye başlayacak olan kaynakları ileride tamamen kaybetmek durumunda kalabilirsiniz.
  • Proje ekibi ve projeye destek verecek olan tüm birimleri açık ve net bir şekilde planlayın ve desteklerini alınmasını sağlayın,
  • Bu birimler teknik birimlerin yanı sıra idari işleri yürüten ekipler ile İnsan kaynakları, muhasebe ve lojistik gibi birimler de olabilir,
  • Şirket içi birimleriniz arasında ortak olan işler ve bağımlılıklar var ise bunların sonuca yönelik olarak belirlenmesi ve ayrılması gerektiğini unutmayın,
  • Süreçlerinizde iyileştirilmesi gereken noktaları çalışanlarınızdan alacağınız anlamlı feedback lerden elde edebilirsiniz. Bunlara yönelik aksiyon alarak gelişmeleri tüm çalışanlara haberdar etmeyi unutmayın.
  • Süreçlerde iyileştirme olduğunu gören çalışanların da inancı ve motivasyonu olumlu yönde artacaktır.
  • Yöneticisi olduğunuz proje ekipleri ve/veya çalışanlarınızın takıldığı noktalarda devreye girerek performanslarını ilk noktadan en önemli etkiyi yapacağınızı unutmayın…

 

 

 

 

 

Bir Cevap Yazın

Aşağıya bilgilerinizi girin veya oturum açmak için bir simgeye tıklayın:

WordPress.com Logosu

WordPress.com hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Twitter resmi

Twitter hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Facebook fotoğrafı

Facebook hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Google+ fotoğrafı

Google+ hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Connecting to %s