Güncel, Proje Yönetimi

Proje Yöneticisi İle İş Analistinin İşbirliği

businessman-manager-drawing

İster IT sektörü olsun ister farklı bir alan ve sektördeki bir proje olsun başarıya ulaşmadaki kritik noktalar; “Müşteri ihtiyaçlarının doğru şekilde alınarak karşılanması” ile “Proje ihtiyaçlarının doğru ve zamanında temin edilmesi” ile mümkün olabilmektedir. Bu süreci de bir proje içinse olmazsa olmaz iki önemli unsur olan “Proje Yönetimi” ve “İş Analizi” süreçleri ile etkin ve doğru bir şekilde yönetebilirsiniz.

Dolayısı ile projenin başından sonuna kadar birlikte çalışması gereken iki önemli kişi de “Proje Yöneticisi” ile “İş Analisti” olarak karşımıza çıkıyor. Bu iki kişinin uyum içinde çalışmasının artılarını detaylıca belirteceğim ancak öncelikle bu iki rol için gereken kişisel ve teknik özelliklere bir bakalım…

feature_msbapm_projectmanagement

Proje Yöneticisi; müşteri, paydaşlar ve şirket içi yazılım, test, kalite ve diğer ekipler arasında köprü görevi kuran iletişim ve çözümden yana olan yöneticidir. İşinin büyük bir kısmını iletişim, takip ve bilgilendirme/raporlama ile geçirir. Projenin başından sonuna kadar;

  • Proje paydaşlarının belirlenerek projenin başlatılmasından,
  • Proje süresince risk yönetimi, proje ilerleme raporlarının yayınlanmasından,
  • Proje teslimatlarının yakın takibi ve başarılı ile sonuçlandırılmasından,
  • Tüm süreç ve ilerleme durumlarının dökümante edilerek yayınlanmasından sorumludur.

“Proje Yöneticisi” beşeri özelliklerini aşağıdaki gibi sıralayabilirim:

  • İşinin %80-90’ı iletişim olduğu için iletişim becerilerinin kuvvetli olması gerekli.
  • İletişimin kuvvetli olmasından kasıt salt etrafıyla konuşması ve çevresinin geniş olması değil, işi sonuca götürecek yapıcı iletişim ağını kurmalı.
  • Proje Yönetim bilgi ve becerilerine sahip olmalı.
  • Hem şirket içi proje paydaşlarına hem de müşteriye proje ilerleme durumlarını aktarabilmeli.
  • Çeşitli aralıklarla üst yönetime raporlama yapabilmeli.
  • Proje Yöneticisi süreçleri belirlerken aynı zamanda aksiyonlar için de sonuç odaklı olmalı.
  • Sıkı takip etme yeteneği olmalı.
  • Müşterinin ihtiyaçlarını iyi anlayarak çözüm geliştirebilmeli.
  • Moral ve motivasyonunu yüksek tutmalı.
  • Sadece kendi motivasyonunu değil yönettiği proje paydaş ve ekiplerini de motive edebilmeli (ederse çok büyük artı olacaktır).
  • Empati ve anlayış yeteneği gelişmiş olmalı (ancak bu yetenekler çok gelişmiş olursa da ekiplerce suistimal edilebilir).
  • Koordinasyon ve insanları bir araya getirebilme yeteneği gelişmiş olmalı.
  • Proje Yöneticisinin sadece izleyen ve aksiyon aldırıcı noktadan sıyrılıp yorum ve önerileriyle de projeye değer katan bir noktada olmalıdır.

feature_msbapm_businessanalytics

İş Analisti; proje yönetimi, kalite yönetimi ve/veya test ekiplerinden ayrı olarak müşteri ve paydaşların talepleri için sorunların çözümünü belirlemek amacıyla gerekli iş ihtiyaçlarını belirlemek, analiz etmek ve bunları yazılı hale getirerek dökümante etmekle yükümlüdür.

  •  İş gereksinimlerini belirleyerek yazılı hale getirir,
  • Müşteri ve paydaşlar ile yazılım ekibi arasında önemli bir noktadır.
  • Kullanıcı ile mimari ekipler arasında köprüdür.

“İş Analisti” kişisel özelliklerini ise şöyle sıralamak mümkün;

  • İletişim yetenekleri gelişmiş olmalı.
  • Müşteri ihtiyaçlarını anlayarak en optimum çözümü geliştirebilmeli.
  • En optimum çözüm ise talebi kapsamı, zamanı ve maliyetleri açısından en uygun olan seviyede seçmelidir.
  • Müşteri ihtiyaçlarını alırken müşteri tarafında da yapılacakları net bir şekilde belirtebilmeli.
  • İş Analisti proje için doğru ürün topluluğunun seçilmesini sağlamalı.
  • İş analisti analiz dokümanlarının net bir şekilde oluşturulduğundan emin olmalı.

feature_msbapm_bapm

Kişisel özelliklere baktıktan sonra proje yöneticisi ile iş analistinin proje başından sonuna kadar beraber çalışmasının avantajlarına bakalım:

  1. Proje Yöneticisinin organizasyon, iletişim ve takip becerisi ile iş analistinin talep çözümleme ve çözüm geliştirme becerilerinin birleşmesi ile proje başarısında önemli bir yol kat edilir,
  2. Proje Yöneticisi taleplerin içeriği ve amacını kavrayarak detay bilgi anlamında fikir sahibi olacaktır ancak büyük resmi de kaçırmaması gerektiğini bilmelidir,
  3. Proje yöneticisi yapılacak çalışmaların içeriğini bildiği için analist ve yazılımcının ihtiyaçlarını daha iyi kavrayabilir,
  4. PMI metodolojisine uyum sağlanarak proje kapsam, zaman ve maliyet üçlü sac ayağına uygun olarak ilerlenmesi sağlanır,
  5. Proje yöneticisi, iş analistinin uğraşmak zorunda kaldığı müşteri ile temas, dar boğazların çözümü ve risklere karşı önlemlerin alarak iş analistinin yükünü büyük ölçüde hafifletir,
  6. İş analisti kaliteli bir talep alma ve sonrasında başarılı bir yazılım sürecini yönetebilir,
  7. Proje yöneticisi de hem müşteri hem de paydaşlar arasında iletişim ve bilgi aktarımını sağlayabilir,
  8. Proje Yöneticisi mümkün olduğunca katılım sağlayacağı değişiklik talep değerlendirme toplantıları ile etki (impact) analizi toplantılarına katılarak süreci daha net görebilir ve yönetebilir,
  9. Dolayısı ile proje yöneticisi iş analistinin işini kolaylaştırıp projeyi daha etkin yönetirken, iş analisti de organizasyonel ve yönetim işlerinden kurtulup talep, yazılım, test ile bug çözüm süreçlerine odaklanır.

Ayrıca PMI Global’in de son zamanlarda yayınladığı PM ile BA işbirliğinin kazanımlarını aşağıdaki görselde görmek mümkün. Gerçekçi sonuç ve araştırma oranları da bu birliktelik ve uyumun kazanımlarını açıkça ortaya koyuyor aslında.

PMI_PM_BA

Projenin en önemli aşamalarından olan “Analiz” dönemini ne kadar başarılı geçirirseniz projenin ilerleyen aşamaları da o kadar başarılı olacaktır. İş analistleri istek ve paydaş yönetimine analitik açıdan yaklaşırken proje yöneticileri ise ilişki yönetimi ve kapsam yönetimi açısından yaklaşacaktır.

Proje yöneticisi paydaş ve proje ekiplerine hedefleri gösterip hatırlatırken liderlik eder, iş analisti ise talep ve çözümlerin başarıyla tamamlanmasını yönetecektir. Sonuç olarak her iki rolün beraber ve uyum içinde çalışması proje başarısını getirecek aynı etki ve öneme sahip olduğunu rahatlıkla söyleyebilirim.

Uyum ve başarılı sonuçlara ulaşan projeleriniz olması dileklerimle 🙂

Kaynak: PMI görselinin alındığı site: http://www.pmi.org/~/media/PDF/learning/business-analysis/booth-bay-sculling.ashx

 

Bir Cevap Yazın

Aşağıya bilgilerinizi girin veya oturum açmak için bir simgeye tıklayın:

WordPress.com Logosu

WordPress.com hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Twitter resmi

Twitter hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Facebook fotoğrafı

Facebook hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Google+ fotoğrafı

Google+ hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Connecting to %s