Güncel, Proje Yönetimi

İletişimin Önemi ve Güç/Çıkar Tablosu

Herhangi bir projede yer alın veya projeyi yönetiyor olun ya da sürekli aynı işi yapıyor olun iş hayatında herkesle iletişim halindesinizdir. Çünkü temas ettikleriniz ve beraber çalıştıklarınız birer makine değil kalbi, düşünce ve duyguları, hedefleri ve inançları olan insanlardır. İşte mantık veya duygusal olarak insanlara dokunabiliyor yani onları anlayabiliyorsanız işte doğru yoldasınız demektir!

Dolayısı ile projenizde başarı için 1. şart insanları anlamak ve onlarla sağlıklı iletişim kurmaktan geçer. 2. şart ise karşınızdaki kişiyi dinlemekten geçer. 3. sırada ise dinlediğiniz kişiye empati ile yaklaşmak ve isteklerini gerçekleştirmek için çaba göstermek gerek. Tabi ki yapabileceğiniz şeyleri söylemek ve bunları yapmak güveni oluşturacaktır. Bu nedenle yapamayacağınız şeyler için kesinlikle söz vermeyin.

Bu temel kurallara dikkat ettiğinizde iletişimde başarı kendiliğinden gelecektir. Ancak asıl önemli nokta bu süreçleri uygularken gerçekten samimi olmanız ve yapabileceğiniz sözleri vermenizdir. Çünkü insanlarda güveni inşa etmek zor ama yıkmak çok kolaydır. İletişimde başarı için biraz da iletişimin teknik açıklamalarına bakalım.
İletişimin Anatomisi:

Ekibinizden olsun veya olmasın kişilerle iletişim kurarken iletmek istediğimiz mesajı karşı tarafın anlayabilmesi için bir telefon görüşmesine, bir belgeye veya yazışma cihazlarına ihtiyaç duyarsınız. Hatta bazen mesajı başka bir dile kodlamanız da gerekir. Karşı taraf olan ekibiniz de bu mesajı deşifre ettiğinde anlayacaktır.

Mesajın gönderildiği ortama kanal denilir. Ve görüşme sırasında ortaya çıkabilecek sorun ve problemlerle mesaj karşı tarafa istenildiği kalitede gönderilmeyebilir. Buna da parazit adı verilir.

iletişim nedir

İletişim Yönetimi Süreçleri

İletişim süresince her türlü sorunlar karşılaşmak mümkündür. Mesajı alan kişi yanlış kişi olabilir, mesaj iletimi sırasında sorunlar olabilir, mesaj yanlış kodlanabilir ya da yanlış deşifre edilebilir ve okunamayabilir. Dolayısıyla mesaj amacına ulaşamayacaktır.

Bir Proje Yöneticisinin işinin % 90’ı İletişim üzerine kuruludur diyebilirim. Bu nedenle ne kadar iyi bir iletişim planı hazırlanır ve buna uyulursa proje yöneticisinin işi kolaylaşacaktır. Ayrıca projedeki paydaşların iletişimi aynı oranda sağlıklı ve etkin olacaktır.

Aşağıda detayını paylaştığım İletişim Yönetimi Süreçleri işte tüm bu sorunları ortadan kaldırıp idealde istenilen proje iletişimini kurmanıza yardımcı olacaktır.

13.1 Paydaşların Belirlenmesi (PMBOK 4 Versiyonunda 10.1 İletişim Bilgi Alanında Yer Almaktadır):

Projeye dahil olacak olan paydaşların ve proje ekiplerinin ilk kez netleştirildiği zaman dilimidir. Başlangıç Süreç grubunda yer alır. Bu noktadaki en önemli çıktımız olan Proje Listesini oluşturmak için de Paydaş Analizi metodunu kullanacağız. Ayrıca en önemli ayrıntı hiçbir proje paydaşının atlanmaması gerekliliğidir. Zira başta önemsemediğiniz kişiler olabilir ve bunlar daha sonra çok önemli bir noktaya gelebilecek ve hatta projeniz için olmazsa olmaz paydaş olabilirler.

Not: Paydaş Analizi sırasında tüm paydaşları yazabilmek ve onları proje için önem sırasına göre konumlandırabilmek içinGüç/Çıkar Tablosunu kullanabilirsiniz. Tablodaki 4 alana uygun paydaşların ismini yazmanız gerek. Burada dikkat çekmek istediğim alan Gücü ve Çıkarı Yüksek olan kişilere çok dikkat etmeniz gerektiğidir. Bu kişileri hem devamlı bilgilendiriyor olmanız hem de projeye karşı olan ilgilerini üst seviyede tutmanız gerekecektir. Bu alana örnek olarak; Proje Direktörü, Proje Sponsoru ve Projeden çıkarı olan ana paydaşları verebilirim. Bu tabloyu kullanmaya başladıkça ne kadar faydalı olduğunu daha iyi anlayacaksınız. Aşağıda örneğini görebilirsiniz.

güççıkartablosu

 

Bir Cevap Yazın

Aşağıya bilgilerinizi girin veya oturum açmak için bir simgeye tıklayın:

WordPress.com Logosu

WordPress.com hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Twitter resmi

Twitter hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Facebook fotoğrafı

Facebook hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Google+ fotoğrafı

Google+ hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Connecting to %s