Güncel, Proje Yönetimi

Projelerde Zaman Planını Oluşturmak

dont-get-left-behind-in-project-managementBir projeye başlarken dikkat edilmesi gereken en önemli nokta “Planlama” aşamasıdır. Çünkü proje başarısının yarısı etkin ve detaylı bir Proje Planlamadan geçmekte. İşte bunun için proje ekibinizi oluşturduktan sonra ve Proje Başlatma Toplantısını (Kick-off) gerçekleştirdikten sonraki adımınız Planlama olmalıdır. Proje Planlama toplantılarına projeye etkisi olan ve projeden etkilenecek olan tüm paydaşları çağırmanız önemlidir…

Projenin Zaman Planı da Proje Yönetim Planı içindeki bilgi alanlarından (kapsam, zaman, maliyet vb.) biridir. Hatta proje başarısı için en önemli 3 sac ayağından biri olan Zaman Planı proje başarısı için kritik öneme sahiptir. Bu nedenle Zaman Planlama aşamasında dikkat edilecekler ve yararlanabileceğiniz metodlar hakkında kısa bilgilendirmeler yapmak istiyorum.

Zaman planında ilk iş, proje sahiplerince / müşteri tarafından istenen kesin (ötelenemeyecek olan) Proje Bitiş Tarihini bildirmektir. İşte zaman planınızda ilk işaretleyeceğiniz bu tarihten öncesine doğru giderek diğer kritik zaman tarihlerini paydaşlarla görüşebilirsiniz.

zaman saatZaman Planı hazırlarken dikkat edecekleriniz;

– Kesin bitiş tarihi, kesin teslimat tarihlerini öğrenin;

– Bu tarihler arasında esneklik payı olanlar belirlenip esneklik payları (1 gün, 1 hafta vb. gibi) yanlarına eklenmeli;

– Zaman Planında sizin denetiminizde olmayacak olan her detaya girmeyin;

– Bütün zaman dilimlerini aynı zaman diliminde (gün veya hafta gibi) yaparsanız karışıklık yaşanmaz;

– Kaynak atamasını ve aksiyon atamalarını Zaman Planını çıkardıktan sonra yapın.

streszamanatolyesi_b2370Zaman Planı hazırlarken yapmanız gerekenler;

1- Belirlenen görev veya iş listesi oluşturun. Benzer olanları ve ayrı olanları belirleyin,

2- Her bir faaliyet/aksiyonun sonucunu/teslimatının ne olacağını açık olarak yazın (Örn: “Geliştirmenin yapılması”, “Testin tamamlanması” gibi.)

3- Zaman Planında gecikmelere yol açabilecek sorun ve dar boğazları önceden tespit edin,

4- Bu sorun ve dar boğazlara karşı önlemleriniz ve risk yanıtlarınız hazır olsun. Kesin çözümlerini yoksa ekstra zamanlar ilave etmeye çalışın,

5- Proje için mümkün olduğunda gerçekçi kilometre taşlarını belirleyin,

6- Zaman Planını izleme ve kontrol amaçlı mekanizmasını kurup gerekli durumlarda değiştirme esnekliği sağlayın.

Proje Planlaması sırasında kullanacağınız bazı metotlara bakacak olursak;

Kritik Yol Metodu:

Bu metot projelerinizdeki faaliyetlerinize ilişkin zaman planı hazırlamak için kullanılan bir araçtır. İş Kırılım Yapısında (İKY) yer alan sonuçları kullanarak tüm faaliyetlerin proje başlangıcından sonuna kadar sıralanışını bir grafik üzerinde görebilirsiniz.

Bu arada bazı faaliyetler aynı anda başlarken ve devam ederken, bazılarına ise başlamadan önce diğerlerinin tamamlanmış olması gerekir.  Bu ve benzeri sıralı aktiviteleri öncelik ilişkisine göre aşağıdaki gibi 4 ana grupta toplayabiliriz:

– Bitiş-Başlangıç (Finish to Start)

– Başlangıç-Başlangıç (Start to Start)

– Bitiş-Bitiş (Finish to Finish)

– Başlangıç-Bitiş (Start to Finish)

Buradaki en önemli nokta, kritik önemdeki faaliyetlerin projenin tamamlanması için en önemli aksiyon olduğudur. Bu nedenle proje teslim tarihinin tutturulabilmesi için kritik faaliyetlerin tam zamanında tamamlanmış olması gereklidir. Ayrıca hangi faaliyetlerin kritik olduğunu belirleyerek, elinizdeki kaynakları en etkin şekilde paylaştırabilir ve kullanabilirsiniz.

Örnek olarak aşağıdaki faaliyetleri, aksiyonları ve tamamlanma süresi verilmiş olan projeyi ele alırsak;

kky1

PERT_DiyagramiKritik Yol Diyagramı üstteki gibidir. Bu proje için kritik yolumuz en uzun süreli aktiviteler toplamı olan A + C + F yolu olup toplam (3 + 1 + 3 hafta) 7 haftadır.

Bu sayede projenin maksimum kaç günde tamamlanabileceği otaya çıkacak ve kaynaklarımızı da bu zamana göre etkin kullanarak gerekirse bu faaliyetlere daha fazla kaynak ayırmayı düşünebilirsiniz.

PERT Grafiğiyle İzleme:

Kritik Yol Metodundan başka proje zaman planı yapmamazı ve izlememizi sağlana 2 yol daha vardır. Onlardan biri PERT ( Türkçesiyle; Proje Değerlendirme Ve Gözden Geçirme Tekniği) dir.

PERT Grafiği, Kritik Yol Metoduna çok benzemektedir. Kritik Yol Metodu ile projenizin kritik yolunuzu belirledikten sonra PERT Grafiği ile de her bir görevi ve/veya tüm projenizin kaydettiği ilerlemeyi göstermektedir.

PERT Grafiği olarak akış grafikleri şunlardan oluşmaktadır:

  • Her bir göreve ne kadar zaman ayrıldığını veya tamamlanacağını,
  • Her bi proje aksiyonunun ne zaman başlayacağını,
  • Belirli bir anda yürümekte olan bütün görevler,
  • Aksiyonlar ve yapılanlar arasındaki tüm bağlılıklar.

Örnek olarak üstte vermiş olduğum Kritik Yol Metoduna benzer şekilde bir PERT grafiğini aşağıdaki gibi verebilirim.

pert-analiz-430x270GANTT Diyagramını Kullanmak:

GANTT Diyagramı bir çubuk grafik gösterimi olup projenizde belirlemiş olduğunuz görevlerin ve faaliyetlerin süresini ve kronolojik sırasını göstermektedir. Ayrıca görevler arası bağımlılıkları (öncelik sırasını) göstermemektedir.

Gantt diyagramı çubuk grafik olarak şunları gösterir:

  1. Projenin şu anki durumunu
  2. Tahmini proje süresini
  3. Tahmini görev süresini
  4. Görevlerin birbirini rakip etmesini.

Deneyimlerime dayanarak söyleyebilirim ki, GANTT diyagramı sayesinde projenizin durumunu rahatlıkla gösterebilir, büyük resmi görebilir, projeye dışarıdan bakan kişi ve paydaşlara rahatlıkla sunabilir, proje sahibi ve sponsoruna sunarak projenin durumu ve gidişatı hakkında kısa yoldan bilgi sahibi olmasını sağlayabilirsiniz.

Örnek bir GANTT Diyagramı aşağıdaki gibidir:

example_ganttBir diğer gösterim de MS Project de çizilmiş bir GANTT Diyagramı örneği;

MS_ProjectSonuç ve Karşılaştırma:

Sonuç olarak bu 3 metottan projeniz ve sizin için en uygunu hangisiyse onu kullanmak size kalmış. Ayrıca projenin değişik zamanlarında hem çubuk hem de akış grafiğini kullanabilirsiniz. Bu yöntemlerin her biri sayesinde aktivitelerin ne kadar zaman alacağını, hangi sırayla yapılması gerektiğini ve sorumlularını görebileceksiniz.

Çubuk grafikler (Gantt) paydaşlara ve son kullanıcılara projenin nasıl ilerlediğini göstermek anlamında çok faydalı olacaktır. Akış grafikleri de (Kritik Yol ve PERT) zaman planındaki değişiklikleri herkesin izlemesini sağlamanız mümkündür.

Karşılaştırma yapacak olursak aşağıdaki gibi özetlemem mümkün:

çubuk-akış karşılaştırmaTüm bilgiler ışığında diyebileceğim, hangi grafik tipini kullanacağınıza deneyimlerinize göre karar vermek olacaktır. Ayrıca sunumu ve gösterimi kime yapacağınıza (sponsor, paydaş, müşteri vb) ve hangi amaçla yapacağınıza göre istediğiniz yöntemi kullanmanız daha doğru olur.

Etkin ve başarılı projeler yönetebilmek dileğiyle 🙂

Bir Cevap Yazın

Aşağıya bilgilerinizi girin veya oturum açmak için bir simgeye tıklayın:

WordPress.com Logosu

WordPress.com hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Twitter resmi

Twitter hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Facebook fotoğrafı

Facebook hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Google+ fotoğrafı

Google+ hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Connecting to %s