Güncel, Proje Yönetimi

Projelerde Yaşanan Çekişmeler ve Kısıtlar

LXF43219DD46DCC27D8B5A561025B2AB7F

Bir projeye başlamak için tüm hazırlığı yaptığınızı düşünün: Proje Başlatma Belgenizi hazırladınız, bu belgeyi sponsora imzalattınız, sponsor sizi tüm paydaşlara tanıtan bir bilgilendirme de yaptı diyelim. Sonrasında siz de proje başlangıç toplantısını düzenliyorsunuz. Artık bu zamana kadar düzgün ve istenildiği şekilde giden her şey başlangıç toplantısından itibaren çok farklı olacaktır. Zaten bunu toplantı sırasında siz de ufaktan ufaktan fark edeceksinizdir…

Projelerde en çok tartışılan ve çekişmelere neden olan ana konuları şöyle sıralayabilirim:

1- Zaman Kısıtları

2- Bütçe/Maliyet Kısıntıları

3- İnsan Kaynağı Talepleri/Kısıtları

4- Kapsam Değişiklikleri

5- Önceliklendirmeler

6- Hedeflere uygun olmayan aksiyonlar

Bu konuları biraz açmakta yarar görüyorum:

1- Zaman kısıtı projelerde en sık yaşanan ve en zorlayıcı olan alanlardan biridir. Proje paydaşlarına vermiş olduğunuz süreler onlar için her zaman zorlayıcı olacaktır. Devam ettirmek zorunda oldukları operasyonel başka işleri de olabilir (eğer şirket proje bazlı org yapısında değilse). Bu nedenle eğer projenin onlara olan faydasını çok iyi şekilde anlatabilirseniz o zaman vereceği önem ve ilgi de artacaktır.

kırık-kum-saati

2- Bütçe/Maliyet Kısıtları da projelerde sık karşılaşılmaktadır. Buradaki sorunları ikiye ayırmak istiyorum. Bunlardan ilki projenin planlama aşamasında finans birimleriyle yapılan görüşmelerde anlaşılan bütçenin projenin ilerleyen aşamalarda kesintiye uğraması durumu. Bu çok sık yaşandığı için benim önerim planlama aşamasında bu riski de göz önünde bulundurarak bütçenize ekleme yapmanız yerinde olacaktır. Gene projelerde yaşanan bir diğer sorun ise projenin yürütülmesi sırasında size verilmiş olan bütçelerin şirketin stratejik hedefleri, kemer sıkma politikaları, finans birimlerinin kararı veya Genel Müdür kararıyla kesintiye uğramasıdır. Bunun önlemini de planlama aşamasındaki Risk Cevaplarına yazmanız çok faydalı olacaktır. Bunun kesinlikle yararını göreceksiniz 😉

hedefler

3- Projedeki kısıtlardan ve çekişmelerden bir diğeri de İnsan kaynağı sorunudur. Aslında bu sorun sadece projelerde değil fonksiyonel birimler arasında rutin işleri ve çalışmaları ya da norm kadro çalışmaları sırasında da yaşanabiliyor. Projenin ilerlemesi açısından bakacak olursak projenin etkisi hangi birimde yüksekse o birim tarafından gerekli insan kaynağı her zaman sağlanacaktır. Bu nedenle faydanın çok iyi şekilde Proje Yöneticisi tarafında paydaşlara anlatılması gereklidir.

ik2

4- Projenin yürütme ve izleme-kontrol aşamalarında yaşanan kapsam değişiklikleri özellikle de büyük değişiklikler çok önemli sorunlar ortaya çıkarmaktadır. Eğer bu değişiklik istekleri planlama aşamasında dile getirilmiş olsaydı o zaman daha çabuk kompanze edilebilir ve etkisi minimize edilmiş olabilirdi. Ama özellikle projenin sonuna doğru yapılan tüm kapsam değişiklikleri ne kadar minimize edilmeye çalışılırsa çalışılsın maliyeti olacaktır.

5- Projelerde özellikle IT geliştirmeleri ya da yapılacak bir işin öncelik sıralamasında yaşanan bir değişim bundan etkilenen fonksiyonlar arasında sorunlara yol açacaktır. Bu tür durumlar genelde IT geliştirmelerinin çok ileri tarihlerde alınması nedeniyle yaşanmaktadır.

hedef2

6- Bir de projenin içinde yer alan ama aslında proje hedefine doğrudan etkisi olmayan hedefler girmiş olabilir. İşte bu tür hedefleri proje planından çıkarmak proje yöneticisinin işidir. Planlama aşamasında belirlenen bir sorun o sırada yok edilirse ileride büyüyen bir yara veya kangren olmadan önü kesilebilir.

Çok zor olsa da kısıtlanmadan ve çekişme yaşanmadan geçen başarılı projeleriniz olması dileklerimle… 🙂

Bir Cevap Yazın

Aşağıya bilgilerinizi girin veya oturum açmak için bir simgeye tıklayın:

WordPress.com Logosu

WordPress.com hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Twitter resmi

Twitter hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Facebook fotoğrafı

Facebook hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Google+ fotoğrafı

Google+ hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Connecting to %s