Güncel, Proje Yönetimi

Etkin Toplantı Yönetimi

tips for effective meetings

İş yerinde iş yapmak dışında en çok zamanımızı alan çalışmalar toplantılardır. Bir yerde çok toplantı yapılıyor olması da aslında işlerin yolunda gitmediğini gösterir diyebiliriz. Bu nedenle toplantılarınız az ya da çok olsun katıldığınız veya yönettiğiniz toplantıları ne kadar efektif geçirirseniz o kadar faydasını göreceksinizdir…

Etkin bir toplantı yönetiminin yolu, öncelikle toplantılara katılacak kişilerin doğru seçiminden geçer. Toplantılara katılacak kişilerin seçiminde dikkate etmemiz gereken 17 püf noktası var.

toplanti2-704x318

Bunlar sırasıyla;

1. Toplantıya kimlerin katılacağı, toplantıdan ne beklediğinize bağlıdır. Basit görünen bir kural. Ama bir çok toplantı, yanlış insanların katılımından ötürü verimsiz geçmektedir.

2. Toplantıya katılacakların seçimine ilişkin kararı tek başınıza vermeyin. Kimlerin katılması gerektiğine ilişkin olarak, toplantıyla ilgili bütün yönetici veya çalışanlarınızın görüşünü alın.

3. Mümkünse, toplantıya katılacakları tek tek arayarak davet edin. Toplantının önemini ve katılımcının hazır bulunmasının neden önemli olduğunu anlatın.

4. Katılımcıları telefonla aradıktan sonra, bir iç yazışmayla ve toplantı davetiyle hepsini toplantıdan haberdar edin. Toplantının taşıdığın önemi ve eğer varsa konuyla ilgili soruları kime yöneltebileceklerini duyurun.

5. Toplantılara daima tam zamanında başlayın. Böylece sizin toplantı yerine ilk gelen yönetici olmanız, gecikenlere bunun ciddi bir toplantı olduğunu gösterecektir.

6. Toplantıya; katılımcılara bu toplantıya katılımları ve zaman ayırdıkları için teşekkür ederek başlayın.

7. Toplantının hemen başında, gündemi tartışarak, katılımcılara toplantıda tartışılacak konuları anlama ve benimseme fırsatını verin.

8. Toplantıdaki rolünüzü net bir biçimde belirlemenizde fayda var.

9. Toplantıda, daha önce bu tür toplantılara katılmamış bir şirket personeli hazır bulunuyorsa, genel tartışma kurallarını ve konunun son durumunu bir kez daha hatırlatın. Böylece herkes aynı bilgi seviyesinde olacak ve gereksiz anlaşılma ve soruların önüne geçmiş olacaksınız.

10. Toplantı katılımcılarından birini, önemli gündem maddelerini, alınan kararları ve belirlenen tarihleri not etmekle görevlendirin.

11. Toplantıda aldığınız kararların uygulanma tarihlerini, katılımcılarla birlikte belirleyin. Toplantıda aldığınız kararların, şirketin yönetiminde ne yönden değişiklikler yapmasını beklediğinize ilişkin görüşlerinizi, katılımcılarla paylaşın.

12. Katılımcılara tek tek, toplantıda belirlenen takvime uyup uymayacaklarını sorun.

13. Etkin bir toplantı yönetimine ilişkin en önemli konulardan biri, zamanı doğru idare edebilmenizdir. Gündem maddeleri yeterli biçimde tartışılmadan, toplantıya ayrılan zaman bitecektir. O nedenle bu durumun önüne geçmek için, toplantı süresince, gündemin akış hızını belirleme konusunda titizlik gösterin.

14. Toplantı süresi içinde, belirli periyotlarla katılımcılara, toplantının genel seyrine ilişkin memnuniyet düzeylerini sorun. Alacağınız geri bildirimler toplantıyı daha etkin ve verimli yönetebilmenize yardımcı olacaktır.

15. Toplantının sonunda, toplantının genel seyrini değerlendirmek için 5-10 dakikalık bir zaman dilimi ayırın. Ayrıca toplantı süresince alınmış olan karar ve aksiyonları bir kez daha söyleyerek herkesin onayını alın.

16. Toplantıları zamanında ve olumlu bir kapanış konuşmasıyla sonlandırın.

17. Toplantıda alınan kararları ve belirlenen çalışma takvimini, yazılı biçimde duyurun.

Bir Cevap Yazın

Aşağıya bilgilerinizi girin veya oturum açmak için bir simgeye tıklayın:

WordPress.com Logosu

WordPress.com hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Twitter resmi

Twitter hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Facebook fotoğrafı

Facebook hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Google+ fotoğrafı

Google+ hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Connecting to %s