Güncel, Proje Yönetimi

Organizasyonel Verimliliği Arttırmanın Yolları

productivity

Şirketler çalışmalarında verimliliği arttırmak en zor olan adımlardandır. Karı ve satışı, müşteri memnuniyetini yaptığınız geliştirme, kampanyalarla arttırabilirsiniz ancak şirket içi verimliliğin bir çok dayanağı vardır. Bu konuda bir çok yüksek lisans ve doktora tezi yazıldığını söyleyebilirim.

Şirket içi verim konusunda Japonlar çok ileri seviyelere çıkmış ve özellikle Toyota örneğinde gördüğümüz gibi Sürekli Gelişme – Kaizen metotlarıyla dünyanın en iyisi konumuna gelmiştir. (Bu arada Toyota örneğini ayrı bir yazıda ele almayı düşünüyorum). 2. Dünya savaşında atom bombaları sonrasında ülkeyi neredeyse sıfırdan kuran Japonlar bu konuda ne kadar başarılı olduklarını bize gösterdiler.

Şirket verimliliği konusunda üst düzey yöneticiler ve liderlerin atması gereken adımları deneyimlerime göre şu şekilde özetleyebilirim:

1- Şirket hedefleriyle stratejik kararları bağdaştırabilmek,

2- Pazarlama ile şirket stratejileri ve organizasyon arasında bağlantı kurabilmek,

3- Hedeflere uygun projeler geliştirmek ve proje yönetim ekiplerince başarıyla yönetilmesini sağlamak,

4- Teknolojik operasyonlarda ortaya çıkan maliyetleri yakından izlemek ve desteklemek,

5- Her kademedeki çalışanın şirket hedeflerine/markaya katılımını sağlamak ve kendilerine yaptıkları katkıları göstermek,

6- Çalışan (İç müşteri) memnuniyeti sağlamak ve çalışan bağlılığı yaratmak ve insan kaynağına önem vermek,

7- Hizmet süreçlerini iyileştirmek için tüm faaliyetlerin analiz edilmesi,

8- Birimler arası çevik (agile) ekipler organize etmek,

Sırayla bu maddeleri irdeleyecek olursak;

proje-yonetimi

1- Şirket hedefleriyle stratejik kararları bağdaştırabilmek:

Her şirkette strateji birimleri olmasa da stratejiyi belirleyen ve takip eden bir üst düzey yönetici mutlaka vardır. Şirketin misyonu ve vizyonu doğrultusunda 5-10 yıllık hedeflerinin stratejik açıdan ele alınması gerekmektedir. İşte bu hedeflere ulaşmak için de atılacak adımlar, yapılacak düzenlemeler ortaya konmalı ve bunlar için de bir öncelik sırası oluşturulmalıdır. Bu önceliklendirme ile şirket bir sonraki adımda neler yapılması gerektiğini görecektir.

2- Pazarlama ile şirket stratejileri ve organizasyon arasında bağlantı kurabilmek,

Şirketlere yön veren yeni alanlara girmesini sağlayan, rakiplerle savaşmasını ve galip gelmesini sağlayan, müşteri memnuniyetini de sağlayan pazarlamadır. Dolayısıyla pazarlama ile az önce bahsetmiş olduğum şirket stratejileri ve organizasyon arasında bir köprü kurmak gerekecektir. öncelikle şirket stratejileri belirlenir sonrasında pazarlama tarafında atılacak adımlar, projeler belirlenir ve son olarak da operasyonel olarak bu projeleri yönetecek birimler belirlenir. Bunlar arasında koordinasyonu da sağlayacak şirket için birimler olması gerekmektedir (Proje yönetim Ofisi, Süreç Yönetimi vb).

project management

3- Hedeflere uygun projeler geliştirmek ve proje yönetim ekiplerince başarıyla yönetilmesini sağlamak,

Şirket hedeflerine uygun olarak belirlenmiş projeler pazarlama başta olmak üzere çeşitli birimlerce belirlenmelidir. Projeler çeşitli amaçlarla ortaya çıkmaktadır. Bunlar; pazar ihtiyacı, rakiplerle başa çıkma, müşteri ihtiyacı, teknolojik yenilikler, sosyal sorumluluk ve şirket itibarı vb. İşte bu ortaya çıkan bu projelerin başarıya ulaşması tabi ki etkin bir şekilde yönetilmesine ve üst yönetimce de desteklenmesine bağlıdır. Etkin yönetimi sağlayacak olan birim de Proje Yönetim Ofisleridir (PMO). Proje Yönetim Ofislerince ele alınan projelerdeki kazanımlar şunlar olacaktır:

a- Projeler istenilen hedefe göre planlanacak,

b- Müşteri isteğine / şirket stratejisine uygun aksiyon adımları belirlenecek,

c- Proje kapsamı, planı tam ve eksiksiz oluşturulacak,

d- Proje süresince oluşabilecek riskler izlenebilecek ve çözüm üretilecek,

e- Proje planlanan kapsam, zaman, maliyeti içinde tamamlanabilecek,

f- Ürün müşteri isteğine uygun kalitede üretilebilecek.

4- Teknolojik operasyonlarda ortaya çıkan maliyetleri yakından izlemek ve desteklemek,

Hem başlanan projeler sonrasında hem de şirketin devam ettirdiği operasyonel faaliyetlerin devamlılığı çok önemlidir. Özellikle sürekli üretim yapılan beyaz eşya, elektronik, otomotiv gibi firmalardaki operasyonel faaliyetlerin verimliliği şirketler için kritik önemdedir. Zira şirketler bu operasyonda üretilen ürünlerin kalitesi, satılması ve müşteride beğenilmesiyle kar yapmakta ve dolayısıyla hayatta kalmaktadır.

İşte bu operasyonların da sürekli izlenmesi, eksikleri veya ihtiyacı ortaya çıktığında -ki bunlar insan kaynağı, malzeme ve finansal ihtiyaçlar olabilir- üst yönetimce desteklenmelidir. Gene burada üretilen ürünün kalitesi de çok önemli olduğunu belirtmek gerek.

calisan_memnuniyeti (1)

5- Her kademedeki çalışanın şirket hedeflerine/markaya katılımını sağlamak ve kendilerine yaptıkları katkıları göstermek,

Şirketin çaycısı bile olsa hangi kademede olursa olsun çalışanın şirket hedeflerine katılımını sağlamak, onun da başarılarda payı olduğunu hissettirmek gerek. Bunun için de projelerde, operasyonlarda çalışanlara belirli periyotlarla yapılacak toplantılarla yaptıkları çalışmaların konsolide halde şirket hedeflerine katkısının nasıl olduğu gösterilebilir. Örneğin, otomotiv üretim aşamasında çalışan bir yazılımcının yazdığı kodlar ile aracın tüm sistemlerinin yönetimini sağladığı ve buradaki ufak bir yanlışlığın hem müşteri memnuniyetsizliğine hem de kazalara neden olabileceği anlatılmalı. Bu memnuniyetsizliğin de şirkete satışların ve karların düşmesi olarak geri döneceği gösterilmelidir.

calisan_memnuniyeti

6- Çalışan (İç müşteri) memnuniyeti sağlamak ve çalışan bağlılığı yaratmak ve insan kaynağına önem vermek,

Şirket çalışanlarının yaptıkları katkıyı göstermenin dışında ayrı bir madde olarak iç müşteri memnuniyeti ve bağlılığını ele aldım. Çünkü verimliliğin çalışanlar sayesinde sağlanabileceği unutulmamalı.

İç müşteri memnuniyeti ve bağlılığı yaratmak da bir çok etkene bağlı. Ama en önemlilerini sıralayacak olursam;

a- Çalışana şirkete yaptığı katkıyı anlatılması,

b- Çalışana sağlanan imkanlar ve yan hakların tatmin edici olması,

c- Kurum kültürü ve süreçlerinin oturmuş olması,

d- Eğitim ve motivasyon etkinliklerinin düzenlenmesi.

Bu maddelerin amacına ulaşması en başta şirketin İnsan Kaynaklarına ve sonra yöneticilerine büyük görev düşmektedir.

Proje-Yönetimi

7- Hizmet süreçlerini iyileştirmek için tüm faaliyetlerin analiz edilmesi,

Şirket içinde hazırlanmış olan bir çok süreç vardır. Bir ürünün ortaya çıkma aşamasına kadar olan süreçler, satış öncesi ve sonrası süreçler, finansal süreçler, operasyonel süreçler vb. İşte bu süreçler ne kadar düzenli, amaca uygun ve çalışana yük oluşturmayacak şekilde düzenlenmişse o kadar etkin olur. Süreçlerin otomatize edilmesi özellikle üretim bantlarına sahip olan (otomotiv, beyaş eşya ve elektronik gibi) şirketler için çok daha önemlidir. Süreçteki en ufak bir aksaklık ya da sorun tüm üretim bandının durmasına ve büyük maddi kayıpların oluşmasına neden olabilir.

Tüm bunlara ilave olarak hizmet süreçlerini iyileştirmeye başlamadan önce tüm faaliyetlerin detaylı bir analizden geçirilmesi gerektiğini düşünüyorum. Zira bu şekilde süreçlerde en ufak ayrıntı atlanmamış ve süreç içinde çizilmiş olacaktır.

agile-methodology-chart

8- Birimler arası çevik (agile) ekipler organize etmek,

Şirket içindeki birimler arasında (özellikle Teknoloji ve IT birimleri) çevik birimler oluşturularak hem süreçlerin daha hızlı ilerlemesi hem de verimliliğin arttırılması sağlanmış olur. Son yıllarda önemi fark edilen bir çok global firmada ekipler halinde yer alan Agile (Çevik) birimler süreçlerin daha hızlı ilerlemesini, teknik geliştirmelerin istenen/planlanan zamanda ele alınmasını ve dolayısıyla verimliliğin artmasını sağlayacaktır. Ayrıca bu sayede süreçlerdeki iyileşmenin de çalışan bağlılığına da katkısı olduğu unutulmamalı. Bu sayede dolaylı olarak çalışan motivasyonu da sağlanmış olur.

Bir Cevap Yazın

Aşağıya bilgilerinizi girin veya oturum açmak için bir simgeye tıklayın:

WordPress.com Logosu

WordPress.com hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Twitter resmi

Twitter hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Facebook fotoğrafı

Facebook hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Google+ fotoğrafı

Google+ hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap / Değiştir )

Connecting to %s