Güncel Proje Yönetimi

Başarılı Bir Proje Yöneticisinde Olması Gereken 8 Özellik

Şirketlerimizde yürütülen projelerimizin başarıya ulaşması için bir çok etken var; Üst Yönetimin projeyi sahiplenmesi, paydaşların ve çalışanların projeyi benimsemesi, finansal ve insan kaynağı konusunda projeye gerekli desteklerin verilmesi gibi.

Ancak projenin başından sonuna kadar istenilen şekilde gitmesini sağlayacak olan kişi Proje Yöneticisidir. En nihayetinde bizim gibi bir insan olan Proje Yöneticisinde aranılan bazı kişisel özellikler vardır. işte bu özellikler ile Proje Yöneticisi diğer yöneticilerden sıyrılabilir ve projeyi başarıya ulaştırmada bir adım önde olabilir.

kurumsalimage_19

Bu özellikler bir çok kişiye göre faklılık göstermekle beraber edinmiş olduğum proje yönetimi deneyimlerinden yola çıkarak hazırlamış olduğum en önemli 8 özelliği aşağıdaki gibi görebilirsiniz:

1- Müşteri Odaklılık:

Her Projede müşteri kesinlikle vardır. Müşteri Kurum içi olabileceği gibi kurum dışı ya da her ikisi birden de olabilir. Başarılı Proje Yöneticileri müşteriyi daima ön planda tutanlardır.  Müşteriyi etkin bir şekilde dinler, isteklerini ve taleplerini proje ekibiyle beraber analiz eder ve gerekli değişiklikleri gerçekleştirir. Müşteriden gelen değişiklik talepleri projenin her aşamasında gelebilir. Proje sonuna doğru gelen değişiklik talepleri ise tabi ki projede daha fazla iş gücü, insan kaynağı ve malzeme kaybına yol açabileceği gibi maliyet artışına da neden olabilir. Bu nedenle Müşteri Değişiklik Talepleri, Proje Entegre Değişiklik Kontrolü bünyesinde değerlendirilmeli ve buradan çıkan karara göre değişiklik uygulanmalı veya ret edilmelidir.

begitim-13

2- Planlama Yeteneği:

Bir Proje Yöneticisi projeye başlamadan önce yapılacak işleri (İKY üzerinde), aksiyonları (Aksiyon Listesi üzerinde) ve 3 ana unsur olan “Kapsam, Zaman ve Maliyet Planlarını” oluşturmalıdır. Projenin tam ve etkin yürütülmesinin ilk adımı detaylı ve doğruluk derecesi yüksek bir Proje Planı oluşturabilmekten geçer.

Proje Planı oluştururken paydaşlarla olabildiğince görüşmeler yapmalı “Beyin Fırtınası” ve “Delphi Tekniği” gibi tekniklerle plana son halini vermelidir.

Eğer Proje Yöneticisi, projenin yürütülmesine geçmeden önce planlamayı bitiremiyor ve yapılacak işleri kestiremiyor, paydaşlardan da gerekli bilgileri

alamıyor ise (özellikle fonksiyonel organizasyon tipinde çalışılıyor ise) en son çare olarak “Aşamalı Olgunlaşma” yöntemini uygular . Bu sayede Proje yürütülmesi

safhasında bile Proje Planı güncellenebilir.

3- Esneklik ve Çözüm Odaklılık:

Çözüm odaklı olmak projenin yürütülmesi esnasında bir Proje Yöneticisinin ihtiyacı olan en önemli özelliği olacaktır. Zira ortaya çıkan sorunlar karşısında

Proje Yöneticisi öncelikle hazırlamış olduğu Proje Planına bakmalı, tanımlanmamış bir risk veya sorun karşısında varsa çözüme yönelik en uygun cevabı verebilmelidir.

Çözüm odaklı olmak, projeyi yaşanan dar boğazlardan çıkardığı gibi hedeflere de kararlı şekilde bir adım daha atılmasını sağlamış olacaktır. Proje Yöneticisi esnek olması

sayesinde, değişen koşullara ve durumlara anında reaksiyon göstererek uyum sağlayabilecektir.

canias-erp_insan_kaynaklai-Yyf

4- İletişim ve Empati Yeteneği:

Proje Yöneticisinin belki de en çok ihtiyaç duyacağı özellik budur. Çünkü Proje Yöneticisinin işi %80-90 oranında “Etkin İletişim” dir.

İletişimin etkin olması çok önemlidir. Zira, proje yöneticisi tüm paydaşları çok iyi dinlemeli, neye ihtiyacı olduklarını anlamalı, paydaşları Güç/Çıkar Tablosunda

uygun şekilde yerleştirmelidir.

Proje İletişimi, projenin tüm paydaşlarıyla devamlı iletişim halinde olmayı zorunlu kılar. Empati kurabilen Proje Yöneticisi bir adım öne geçecektir. Bu özellik sayesinde paydaşları çok daha iyi anlayacak ve sorunların asıl kaynağının ne olduğunu daha net şekilde ortaya koyacaktır.

28085728_s2

5- Kendine Güvenmek ve Liderlik:

Proje Yöneticisi, projenin her aşamasında projeye olan bağımlılığını ve ilgisini üst düzeyde tutmalıdır. Proje Yöneticisi projeye ne kadar güveniyorsa paydaşları

ve proje ekibi de projenin hedeflerine olan inancı da doğru orantılı olarak artacaktır. Projeye güvenmenin ilk adımı da Proje Yöneticisinin kendine olan

güveninden geçer.

Proje Yöneticisi liderlik yeteneğini kullanması sayesinde paydaşları ve ekibi proje hedeflerine yönlendirebilir ve cesaretlendirebilir. PY, klasik yönetici

mantığından çıkıp kitleleri sürükleyebilen liderlik vasfına sahip olmalıdır.

6- Kazan – Kazan Odaklılık: 

Proje Yöneticisi, proje paydaşlarının her birinin ayrı ayrı istekleri olduğunu ve projeden kendilerine uygun farklı beklentileri olduğunu bilmelidir.

Bu sebeple, projenin yürütülmesi safhasında dönem dönem paydaşlar arasında çatışmalar, tartışmalar çıkacaktır.  Paydaşların her biri kendi fonksiyonel işleri açısından

hangisi en iyisi ise onu savunacaktır.

Proje Yöneticisi bu tür tartışlamaların normal bir süreç olduğunu kabul etmeli ve paydaşlar arasında en uygun çözüm metodunu geliştirmelidir. Öncelikle PY,

sorun ile yüzleşmeli ve sonrasında da her iki tarafın çıkarına olacak şekilde (Kazan-Kazan Metodu) tartışmayı yönetmelidir. Buradaki en son seçenek Zorlama Yöntemi ile

son kararı Proje Yöneticisinin kendisinin vermesidir.

44425912

7- Şeffaflık ve Örnek Almak:

Başarılı bir Proje Yöneticisi, projesinin başarıya ulaşması için daha önceden yapılmış benzer projelerin şablonlarını örnek alabilir. Önceki projenin yöneticisi ile iletişime

geçerek kendi projesine uyarlamalar yapabilir. Proje Yöneticisi dürüstlüğü, şeffaflığı ile tüm paydaşlar için örnek temsil eder. Ayrıca Proje Durum Raporları ile proje

hakkındaki bilgileri tüm paydaşlarla eşit seviyede paylaşılması projenin sağlıklı ilerlemesi için çok önemlidir. Bu nedenle Bilgilerin Dağıtılması ve Paydaş Beklentilerinin

Yönetilmesi süreçlerine azami derecede dikkat edilmelidir.

315956_79363

8- Kontrol ve Koordinasyon Yeteneği:

Başarılı bir Proje Yöneticisi daima Projesinin Temel Planlarını (Kapsam, Zaman, Maliyet) kontrol eder. Projenin her aşamasında hedeflerle bu planları karşılaştırarak

Kazanılmış Değer yöntemini uygular. Bu teknik ile Projenin hedeflerden ne kadar saptığını görür. Varyans Analizi ile de hedefle gerçekleşen arasındaki farkı ortaya koyar.

Yapılan bu kontroller sayesinde Projeye erken müdahale imkanı doğar. Proje Yöneticisi, paydaşlar arasında, ekipler arasında, Sponsor ve müşteri ile toplantılar da dahil

olmak üzere her zaman bir koordinasyon ve organizasyon becerilerini kullanır. Projenin Koordine edilmesi ile toplantılar ve çalışmalar yapılır, proje için önemli kararlar

alınır. Projenin başarıya ulaşması Proje Yöneticisinin koordinasyon yeteneği ile doğrudan ilişkilidir.

Reklamlar

Hakkında omurbenek

IT & CRM Project Manager, PMP, ITIL, MSc

0 comments on “Başarılı Bir Proje Yöneticisinde Olması Gereken 8 Özellik

Bir Cevap Yazın

Aşağıya bilgilerinizi girin veya oturum açmak için bir simgeye tıklayın:

WordPress.com Logosu

WordPress.com hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Google+ fotoğrafı

Google+ hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Twitter resmi

Twitter hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Facebook fotoğrafı

Facebook hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Connecting to %s

%d blogcu bunu beğendi: