Uzun dönemli stratejik projelerde Proje Yöneticisi başarılı bir faaliyet programı yürütebilmek amacıyla dış çevreyi devamlı olarak izlemek durumundadır. Bu noktada çevresel faktörler önemli bir yer tutar. Proje Yöneticisi projenin planlama aşamasında beraber çalıştığı çekirdek proje ekibiyle beraber bu etkenleri detaylı olarak tanımlamalıdır.
Proje sürecinde üst yönetimin ihtiyaç duyacağı stratejik planlama proje yöneticileri tarafından yerine getirilir. Buradaki kritik nokta stratejik planları belirleme aşamasında üst yönetimle dirsek teması halinde olması gerekliliğidir. Başarılı bir stratejik planlama için gerekenler, planlama aşamasında görev alacakların yetki sorumluluk ve rollerinin belirlenmiş olması; proje ekibinin stratejik değişkenleri tanıması ve anlamlandırabilmesidir.
Çevresel değişkenlerin analizini 3 ana maddede toplamak mümkün:
1- İçsel Çevre dediğimiz yönetim becerileri, kaynaklar, maaş ve ücret düzeyleri ve benzeri değerler,
2- Dışsal Çevre dediğimiz ekonomik, sosyal, politik, teknolojik ve hukuksal faktörler,
3- Pazar ve Rekabetçi Çevre dediğimiz rakiplerin durumu ve analizi, pazarın durumu, endüstri özellikleri, pazar payları ve yatırımın getirisi gibi faktörlerdir.
Bu konuda dikkat edilmesi gereken diğer noktalar ise önceliklerin belirlenmesi, risk ve fırsatların belirlenmesi, risklere karşı yanıt planlarının hazırlanması, bağımlılıkların belirlenmesi ve stratejik değişkenlerin tanımlanmasıdır.
Çevresel değişkenleri tamamladıktan sonra planlama sürecimizde şu adımları izleyebiliriz:
- İşletmenin SWOT Analizinde yer alan Güçlü ve Zayıf Yönlerin belirlenmesi
- Gene işletmenin SWOT Analizi yapılırken Risk ve Fırsatların belirlenmesi
- Pazarın tanımlanması ve izlenmesi
- Rekabet noktalarının belirlenmesi
- Üst yönetimin değerlerinin irdelenmesi
- Amaç ve hedeflerin belirlenmesi
- Standartların ortaya konulması ve uyulmasının sağlanması
- Programlara atanan kaynakların nasıl kullanılacağının belirlenmesi
