Güncel Proje Yönetimi

Projelerde Takım Çalışması

00-29-0609-03-2012leylekler2gn-jpg

Projelerde en önemli konuları birimler ve kişiler (paydaşlar) arasındaki iletişim kalitesi ve bunların arasındaki takım çalışmaları olarak sayabilirim. Projenin nasıl ilerlediğini ve hedefin neresinde olduğunu devamlı takip ettiğiniz (Kapsam, Zaman ve Maliyet) bilgi alanlarından anlarsınız.  Ancak Projenin başarısını ise takip edemediğiniz veya takip etmesi daha zor olan İletişim ve Takım Çalışmaları etkinliklerinden daha iyi anlarsınız.

Projenizin tüm kontrol çizgileri yolunda olabilir, maliyetlerin bütçe sınırları dahilinde ve proje kapsamına uygun ilerliyor olabilir. Ancak fark etmediğiniz bir kaç ufak detay projede başarısızlığa nede olabilir.

Örneğin; projede çekirdek ekibinde çalışan 2 kişi (bu kişiler ayrı departmanlarda ve farklı fonksiyon yöneticilere bağlı çalışsın) arasında bir çekişme, anlaşmazlık var ise burada sorunlar başlamış demektir. Bu iki kişinin ortaya koyduğu/koyacağı işe daha dikkatli izlemeli ve bu kişilerle devamlı dirsek temasında olmalısınız. Kuvvetle muhtemel bu 2 kişi arasında bir iletişimsizlik doğacak ve birbirlerinden habersiz işler yapacaktır. İşte burada iş siz Proje Yöneticisine düşüyor. İletişim becerilerinizi kullanıp bu kişileri bir araya getirmelisiniz. Oldu ki bu kişiler direnç gösterdi ve bir araya da getiremediniz işte o zaman tüm detayı takip edip ikisinin de yaptığı işler incelemelisiniz.

liderlik (1)

Takım çalışmaları gerçekten etkin şekilde gerçekleştirildiğinde her bireyin ayrı ayrı yapacağı çalışmaların toplamından daha etkin ve daha hızlı ürün yada hizmetler ortaya çıkacaktır.

Takım çalışmasının en büyük artılarından biri de; ortak çalışmalar sırasında uyguladığımız araç ve tekniklerden olan Beyin Fırtınası tekniği ile proje için ortaya yeni fikirler ve düzeltmeler çıkabilmesidir. Beyin Fırtınası ve Ortak Çalıştaylar gibi etkinlikler sayesinde proje ekipleri birbirlerini tanıma dinleme ve anlama fırsatı bulacaklardır. İki insanın birbiriyle mail üzerinden, telefonla, Video Konferans ile ve yüz yüze yapacağı her çalışmanın etkisi çok farklı olacaktır. Bu çalışma şekillerinin etkisi yüz yüze de çok daha fazladır. Bunu aşağıdaki gibi grafik haline getirebilirim:

iletişim etkinliği grafiği

Proje Ekibi Oluşturma Aşamaları: 

1- Oluşum (Forming) Aşaması:

Proje ekibinin oluşmasındaki ilk aşamadır. Ekip üyeleri birbirleri ile tanışıp projenin genel amacını ve ekip yapısının nasıl olacağını öğrenirler. Bu aşamada, proje yöneticisinin amacı, ekip üyelerinin, proje örgütü, iletişim yapısı ve temel sorumluluklarını anlamalarını sağlamaktır.

Proje yöneticisi bu noktada basit ekip oluşturma aktiviteleri düzenleyebilir.

paydaş

2- Karışma (Storming) Aşaması:

Ekip bu noktada basit ve küçük görevler için verilen duygusal yanıtların ve grup içi çelişkilerin ortaya çıktığı karışma aşamasına girer. Bu dönemde ekip üyeleri arasında anlaşmazlıklar görülür. En çok görülen tepkilerin nedenleri ise kişilere verilen işlerin büyük olması ve verilen zamanın az olduğunun düşünülmesidir.

images (1)

Bu aşamada Proje Yöneticisinin görevi ekip üyelerine yardım etmek ve çelişkilerin kabul edilebilir bir düzeyde çözümlenmesini sağlamaktır.

3- Düzenlenme (Norming) Aşaması:

Bu dönemin özelliği ise görevlerle ilgili düşüncelerin açıkça ifade edilmesi, iletişimin düzenli hale gelmesi ve ekip üyelerinin daha işbirlikçi ve uyum göstermiş hale gelmeleri ile bilinir. Bu safhada ekip üyelerinin performanslarından beklenenler oluşturulur ve bireyler ekip içindeki gerçek rollerini belirleyip görev dağılımlarını yaparlar.

edit2

Bu aşamada Proje Yöneticisi, proje ile ilgili bilgilerin etkin biçimde dağıtılmasını sağlayarak ekip içinde kaynaşma ve motivasyon ile üretkenliğin artırılmasını sağlamaktır.

4- Çalışma (Performing) Aşaması:

Proje ekibi, beklentileri yerine getirmek için çalışır. Ortaya çıkan sorunlar ve çelişkiler normal seviyelerde olup ekip gerekli teknikleri ve prosedürleri kullanarak bunları halletmek için bireysel çalışmalar yürütür. Burada ekip üyeleri birbirinden bağımsızdırlar.

Team Development Left

Bu aşamada, Proje Yöneticisinin ana görevi, ekip performansını ve birbirleri ile etkileşimlerini kolaylaştırmak ve sorunlar çıktıkça çözmektir.

5- Çözülme (Adjourning) Aşaması:

Bu aşama hem en kolay hem de en zor aşamadır. Çünkü projenin sonunda ulaşılan yüksek performans seviyeleri çok büyük kişisel tatmin verecektir. Bu durumda, sıkı çalışma temposu ve yoğun katılımın ardından gelen çözülme ile oluşan boşluk duygusu sonraki projeler için risk oluşturur.

Proje yöneticisi bu aşamada, olumlu bir ortamın yaşanması için uğraş vermelidir. Ekip ve ekip üyelerinin performansları ile ilgili tanıtım ve kutlamaların yapılması bu aşamadaki ana işlerdendir.

Reklamlar

Hakkında omurbenek

IT & CRM Project Manager, PMP, ITIL, MSc

0 comments on “Projelerde Takım Çalışması

Bir Cevap Yazın

Aşağıya bilgilerinizi girin veya oturum açmak için bir simgeye tıklayın:

WordPress.com Logosu

WordPress.com hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Google+ fotoğrafı

Google+ hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Twitter resmi

Twitter hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Facebook fotoğrafı

Facebook hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Connecting to %s

%d blogcu bunu beğendi: