Güncel Proje Yönetimi

Proje Nasıl Yönetilir?

proje-yönetimi

“Proje Yöneticisinin iyimserlerin motivasyonuna ve kötümserlerin dikkatine ihtiyacına vardır.” – Anne Briggs, Ürün Müdürü

Projenin yönetilmesi oluşturulan Proje Planının yürürlüğe alınmasıyla başlar. Ve bu sayede Proje Yöneticisi için yönetim becerilerini aktif olarak kullanacağı dönem de başlamış olur. İşte bir Proje Yöneticisi için işin en keyifli kısmı burasıdır. Çünkü projede ilerlemeler kaydedilir ve belirlenen aksiyonlar bir bir tamamlanır – tabi ki her şey yolunda giderse. Bu dönemde sıkıntılı ve sorunlu zamanlar da olabilir. Çünkü detaylar yorucu, usandırıcı ve dönem dönem ezici bir hale gelebilir. İşte bu olumsuz durumları aşmak için motivasyona ihtiyaç vardır. Ve bu ayrıntıların üstesinden gelmek gerekir.

……….

Proje Yönetiminde dikkat edilmesi gereken noktaları sıralamak gerekirse;

1- Kritik Yoldan Ayrılmamak:

– Projenin başlangıcından sonuna giden yol üzerinde bir kez başlayınca, dönem dönem bu gidilen yol size doğru yol gibi görünmese de Kritik Yoldan çıkmamakta yarar var. Aslında düzgün görünmeyen yol bir çok kritik konunun etkisiyle belirlenmiş olan proje için en önemli yoldur.

kritikyol

“Kritik Yol derken, projenin başlangıç çizgisi ile bitiş çizgisi arasındaki en kısa mesafeyi kastediyorum. Ne yazık ki, kritik yol üzerindeki çoğu kişi – yani, proje yöneticileri ve geliştirme ekipleri- bu yolu kritik rota olarak görür. Oysa başlangıçtan bitişe uzanan bu yol esnektir – kestirme yollar kullanmak ya da çalıların arasından geçmek genellikle mümkündür.” – Martin Nemzow

2-  Görevi Devretmeye Hazır Olmak:

– Etkin şekilde proje yöneten yöneticiler zamanlarının büyük kısmını iş atamalarını yapmak projenin hedeflerine olabildiğince etkin şekilde ulaşılmasını sağlamaktır. Ve bunun için de kaynak planlamasını ve örgütlemesini yapar. Fakat projede ilerleme kaydedildikçe görülür ki iş atanmış kişilere farklı işlerin eklenmesi yada aksiyon sahiplerinin değiştirilmesi veya paylaştırılması gerekir.

İşte bu noktada sorumluluk ve nihai kara Proje Yöneticisinde olduğu için bunun kararını da sizin vermeniz gerekir. Projenin genelinden siz sorumlu olduğunuz için burada sadece sizin yapacağınız işleri devretmemeniz önemlidir.

3- Projenin Kaydettiği İlerlemeyi İzlemek:

– Projenin ilerleme aşamalarını izlerken kullandığını bir proje kontrol sistemi yada tool olabilir. Veya bizzat projeyi siz de kontrol ediyor olabilirsiniz. Burada önemli olan ufak detaylara çok kapılmadan büyük resmi görebilmektir.

Bu nedenle; hem kendiniz hem de proje için doğru olan bir izleme sistemi seçilmesidir. Hiçbir izleme sistemi tüm projeler için aynı olamaz. Bundan ötürüdür ki projenin kapsamına, detayına ve büyüklüğüne göre bir kontrol sistemi kullanılmalıdır.

4- Önemli Olan Neyse Ona (Proje Hedefine) Odaklanmak: 

Projede önemli olan çıktı yada hedefler ne ise ona odaklanılmalıdır. Bu nedenle çok fazla detaylarda takılmadan büyük resmi görebilmek çok önemlidir.

Target

– Projenin başarısı için önemli olan nedir?

– Ne yapmaya çalışıyoruz?

– Proje hedef ve amaçları nelerdir?

– Projenin faydaları nelerdir?

– Projede izlenmesi gereken en kritik noktalar nelerdir?

5- Bilginin Elinize Ulaşmasını Sağlamak:

Proje sırasında devamlı olarak bir bilgi akışı olacaktır. Hem bu bilgilerin akışı hem de size doğru ve zamanında gelmesi kritik önem taşır. Bu nedenle İletişim Planının doğru şekilde Proje Planı oluşturulurken belirlenmesi gerekir.

6- Düzeltici Önlemler Alınmasını Sağlamak:

Proje süresince devamlı olarak irili ufaklı sorunlar ortaya çıkacaktır. Hayatta olduğu gibi projelerde de hiç bir şey tam ve eksiksiz yapılmayabilir. Ya bir iş istenen zamandan sonra bitebilir, ya kalitesi müşterinin istediği seviyede değildir ya da maliyetleri çok fazla çıkabilir. İşte tüm bu aksaklıklara karşı düzeltici ve önleyici faaliyetlerinizin önceden planlanmış olması gerekir. Bunu da Risk Yanıtları Planını oluştururken yapıyor olmanız beklenir.

7- Proje Bütçesini İzlemek:

Proje Yöneticisinin en önemli sorumluluklarından birisi de projenin bütçesini izlemektir. Detaylı şekilde planlanan Proje Planınından sonra yapılması gereken iş projenin maliyetlerini ve bütçesini izlemektir. Projenin maliyetleri istenen ve hedeflenen sınırlar arasında tutulmuş mu bunu yakından takip etmek gerekir.

Projenin doğası gereği proje bütçesine beklenmeyen ve istenmeyen maliyetler eklenebilir. Bu durumda proje bütçesi aşılmış olur.

Ancak her zaman böyle olmayıp proje bütçesi dahilinde kalan daha az maliyetli işlerle de karşılaşılabilir.

Örneğin;

– Planlandığı halde yapılmayan sermaye harcamaları

– Faiz oranlarının beklenenin altında kalması

– Planlandığı gibi kullanılmayan personel

8- Kalite Kontrolü Güvence Altına Almak: 

Projenin nihai amacı müşterinin (iç veya dış müşteri de olabilir) istediği ürünü, hizmeti veya çıktığı eksiksiz olarak sağlamaktır.

Dolayısıyla Kalite Kontrolü müşteriye sunulacak çıktının kalitesinin izlenmesi ve takibi için çok önemlidir. Bir kaç yönlendirici yöntem ile yüksek kalitede ürünler ortaya koymak mümkündür. Örneğin;

– İşi teslim tarihine yetiştirmek için kabul testlerini veya kalite kontrol testlerini aceleye getirmemek gerekir.

– Kalite ölçütlerini Proje Planlama aşamasında belirlemek gerekir.

– Teslim edilecek olan sonuçların kontrol listeleri, ayrıntılı inceleme veya istatistiksel örnekleme gibi yöntemlerle kontrol edilmesi gerekir.

– Teslim edilecek olan sonuçları önceden belirlemiş olduğunuz ölçütlere göre ya kabul edin ya da geri gönderin. Kabul etmediğiniz ürünler tekrar ele alınarak müşteriye gitmeden önce düzeltilebilir.

kalitekontrol-niyazi

Buradaki en önemli nokta belki de şu: ” Müşteriye kesinlikle isteğinin üzerinde bir ürün ya da hizmet sunmayın. Buna literatürde Altın Kaplama (Gold Plating) denir ki – bu kesinlikle etik olmayan ve proje yönetimine zarar veren bir davranış örneğidir. Müşteri sonuçta istediği ürünü almak ister. Ne bir fazlasını ne bir eksiğini almak istemez. “

9- Kaydedilen İlerlemeyi Paydaşlarla Paylaşmak: 

Proje Yöneticisi projedeki ilerlemeyi paydaşlara bildirmelidir. Bu raporlamaların nasıl ve ne zaman sunulacağı konusunda Proje Planlama aşamasında karar verilmesi gerekir.

10- Sağlam Bir İletişim Sistemi Kurmak: 

Bir Proje Yöneticisinin bana göre en önemli 2 özelliğinden biri olan madde İletişimin devamlı ve etkin olması, bir diğeri de Proje Yöneticisinin dürüst olmasıdır.

bilgi

Eğer Proje Yöneticisi olarak siz düzgün bir iletişim sistemi kurarsanız projede her şey yolunda gidecektir. Proje paydaşlarını proje ilerleyişi, aksiyonlar ve gelişmeler hakkında bilgilendirmek projenin ilerleyişini kolaylaştıracağı gibi engelleri daha kolay aşmanızı sağlar.

11 Dürüst Olmak: 

Proje yöneticisinde olması gerektiğini düşündüğüm diğer bir özellik olan “Dürüstlük” ise iletişimin etkin olması kadar önemlidir. Belki de daha önemli. Çünkü hem paydaşlar hem projeden etkilenenler dürüst olduklarına inandıkları kişilerle daha yakın temasta olacaklardır.

Hem dürüst davranan hem de empati kurabilen bir Proje Yöneticisi bir adım önde olacak ve proje ilerleyişi sırasında ortaya çıkan pürüzleri çok daha rahat şekilde aşacaktır. Paydaşlardan gelecek olan katkılar da cabası.

Reklamlar

Hakkında omurbenek

IT & CRM Project Manager, PMP, ITIL, MSc

0 comments on “Proje Nasıl Yönetilir?

Bir Cevap Yazın

Aşağıya bilgilerinizi girin veya oturum açmak için bir simgeye tıklayın:

WordPress.com Logosu

WordPress.com hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Google+ fotoğrafı

Google+ hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Twitter resmi

Twitter hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Facebook fotoğrafı

Facebook hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Connecting to %s

%d blogcu bunu beğendi: